Transfert de siège social : le guide complet

Tout savoir sur le siège social d’une entreprise

Désignant le domicile juridique d’une entreprise, le siège social peut être différent du lieu d’exploitation de son activité. Vous n’êtes pas tenu d’exercer votre activité au lieu du siège social. Explications.

Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?

Le siège social d’une entreprise est l’adresse administrative à laquelle elle est rattachée. Il doit figurer dans les statuts et dans tous les documents reliés à son activité, notamment les factures ou les bons de commande. Cet emplacement définit la règlementation qui encadre l’existence, le fonctionnement et la pérennité de la société. De ce fait, si une entreprise siège en France, elle doit obligatoirement respecter la loi française.

L’adresse du siège social d’une société indique également les administrations territorialement compétentes (services des impôts, URSSAF…), mais aussi, lorsque cela va moins bien, le tribunal compétent en cas d’une éventuelle action en justice.

Si une société peut disposer de plusieurs lieux d’exploitation et de plusieurs établissements en son nom, elle ne peut avoir qu’un seul siège social. En plus d’être le lieu de direction de l’entreprise, cet emplacement officiel est également le lieu où se tiennent les assemblées générales des associés d’une SAS ou d’une SARL pour les prises de décisions stratégiques.

L’obligation de déclaration du siège social d’une entreprise

La déclaration du siège social est une étape obligatoire lors de la création d’une entreprise. En effet, une attestation de domiciliation figure parmi les documents requis pour la constitution d’un dossier de demande d’immatriculation. D’ailleurs, en fonction de la nature du siège social, des pièces justificatives supplémentaires peuvent être requises. À titre d’exemple, si vous envisagez de domicilier le siège social de votre SAS auprès d’une société de domiciliation commerciale, vous devez joindre impérativement le contrat de domiciliation que vous aurez préalablement conclu.

Trouver une adresse pour le siège social d’une entreprise ?

L’immatriculation d’une société ainsi que l’enregistrement d’une personne morale au RCS (Registre du commerce et des sociétés) ou au RM (Registre des métiers) nécessite la disposition d’une adresse de domiciliation qui permettra d’identifier l’entreprise ou la personne en question. De ce fait, le dossier de demande d’immatriculation peut être refusé au cas où il ne comporte aucun justificatif de siège social.

Pour domicilier une société, plusieurs options se présentent à l’entrepreneur. Il peut choisir entre :

• une société de domiciliation qui proposera une adresse de prestige à l’entreprise ;
• son domicile personnel s’il est le dirigeant de l’entreprise ;
• un local propre qui est loué ou acheté pour l’entreprise.

Pour vous simplifier la tâche, KANDBAZ se charge des formalités administratives relatives à la recherche d’une adresse de domiciliation d’entreprise. Cette plateforme s’occupe également des démarches souvent pénibles pour créer une entreprise.

La domiciliation du siège social dans une société de domiciliation

Pour accueillir le siège social de son entreprise, le représentant légal d’une société ou d’une micro-entreprise peut opter pour les prestations d’une société de domiciliation. Enregistrée au RCS et agréée par la Préfecture, la société de domiciliation est une société qui héberge le siège social d’autres entreprises moyennant le paiement d’un loyer.

Outre l’attribution d’une adresse de prestige dans un quartier renommé, la société de domiciliation propose des services additionnels pratiques qui facilitent la gestion de l’entreprise domiciliée. Il peut s’agir :

• de la réception du courrier de l’entreprise ;
• de l’accès à une salle de réunion située dans un centre d’affaires ;
• d’un secrétariat téléphonique incluant la gestion de votre agenda.

Les sociétés de domiciliation sont des entités extrêmement contrôlées et doivent se conformer à un mécanisme de régulation extrêmement important. Vous pouvez à tout moment leur demande de vous fournir leur agrément préfectoral.

En optant pour la domiciliation du siège social auprès d’une société de domiciliation commerciale, vous transformez les charges fixes en charges variables et bénéficiant d’un véritable écosystème propice au bon fonctionnement de votre société. Et surtout, vous dissociez votre vie personnelle de votre vie privée.

La domiciliation du siège social au domicile personnel du dirigeant

En fonction du type de statut juridique d’entreprise, il est possible d’établir le siège social d’une société au domicile personnel de son dirigeant. Cependant, avant d’entamer les démarches de domiciliation, il est recommandé de vérifier si le bail ou les règles de copropriété s’y opposent. Il est bon de savoir que la domiciliation du siège social au domicile d’un associé n’est possible que si celui-ci est un dirigeant de l’entreprise (le président de la SAS, le gérant de la SARL ou autre).

Une personne morale peut opter pour une domiciliation du siège social au domicile de son dirigeant ou de son représentant légal, généralement pour une durée de 5 ans maximum. Cependant, cette possibilité peut faire face à quelques exceptions, notamment en termes de règlements législatifs, de clauses du contrat d’habitation, du règlement de copropriété ou du cahier des charges.

La domiciliation d’une entreprise au domicile de son dirigeant présente des avantages comme l’économie sur le loyer de la société, mais présente également bon nombre d’inconvénients. En effet, comme nous l’avons indiqué, l’adresse du siège social de la société figure sur l’ensemble des documents émis par la société mais figure également sur l’ensemble des publications publiques (telles qu’Infogreffe par exemple). Votre adresse personnelle est donc partout.

La domiciliation du siège social dans un local propre

Si l’entreprise dispose de fonds assez solides, elle peut se permettre de louer ou d’acquérir un local propre destiné à l’établissement de son siège social.

Cependant, avant d’entamer toute procédure d’acquisition d’un bâtiment, il est indispensable de vérifier que le local en question permet l’exercice de l’activité de l’entreprise. Il est également conseillé de s’assurer qu’aucun règlement juridique ou législatif ne s’oppose à l’activité.

Cette solution est la plus coûteuse : les charges fixes sont omniprésentes et le formalisme particulièrement important. A titre d’exemple, les baux commerciaux de type 3/6/9 vous engagent sur une période de 9 ans, en ne laissant comme possibilité d’y mettre fin qu’une fois tous les 3 ans.

Transférer le siège social d’une entreprise

Tout au long de son existence, une entreprise peut être amenée à transférer son siège social vers une autre adresse. Cette modification va occasionner des formalités et une procédure assez complexe.

KANDBAZ vous propose des services personnalisés si vous envisagez de transférer l’adresse du siège social de votre société, en s’occupant des formalités administratives à moindre coût tout en veillant à la rapidité de la procédure.

Les motifs d’un transfert de siège social

Diverses raisons peuvent pousser l’entrepreneur à migrer le siège social de son entreprise vers une autre adresse plus adaptée. Si la société connaît un certain développement, l’entrepreneur peut déménager pour un local plus grand ou qui profite d’une meilleure situation géographique.

Si lors de sa création, l’entreprise siège au domicile de son dirigeant, il est contraint de changer de siège social au bout de 5 ans d’existence. Il peut ainsi s’établir dans une société de domiciliation afin de gagner en notoriété et en crédibilité.

Un entrepreneur peut vouloir modifier son siège social vers une autre adresse, notamment une société de domiciliation commerciale, pour des raisons financières. En fonction de l’évolution de son activité, il est possible que le prix de location ne soit plus à sa portée ou que le quartier devienne un centre de compétitivité. La domiciliation commerciale restant l’atout économique majeur, en transformant les charges fixes en charges variables, mais surtout en proposant des locations de salle à la demande. Ne payez plus que ce que vous consommez réellement !

La possibilité d’un transfert de siège social à l’étranger

Comme énoncé plus haut, le transfert du siège social peut être motivé par l’évolution de l’entreprise. D’ailleurs, l’entrepreneur d’une société soumise à la législation française depuis sa création peut transférer son siège social à l’étranger. Malgré que l’opération soit réalisable, elle est néanmoins complexe.

Le transfert de la domiciliation du siège social d’une société à l’étranger est similaire à une dissolution de l’entreprise française associée à la création d’une nouvelle structure encadrée par la législation étrangère.

Le transfert d’une entreprise à l’étranger peut entraîner des conséquences fiscales importantes sur la vie de la société. Ainsi, si vous envisagez un déménagement à l’étranger, il est recommandé de recourir à l’assistance et de se fier aux conseils d’un expert juridique, fiscal et comptable.

La procédure de transfert du siège social d’une entreprise

Si l’entreprise épouse la forme d’une société, le transfert de son siège social doit être validé par les associés au cours d’une assemblée générale extraordinaire. Cependant, si le déménagement s’effectue dans le même département, il est possible pour le dirigeant de décider seul du changement. Néanmoins, il doit informer et demander l’autorisation des associés par la suite.

Pour déménager le siège social d’une entreprise vers une adresse dépendant du même tribunal que l’ancienne, l’entrepreneur doit publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales. De plus, il doit également déposer les documents suivants au tribunal compétent :

• un exemplaire d’un document de décision de transfert ;
• un exemplaire certifié conforme des statuts mis à jour.
• un exemplaire du Registre des Bénéficiaires Effectifs mis à jour.

Si l’entreprise est domiciliée dans un lieu rattaché à un autre tribunal, l’annonce paraîtra aussi bien dans un journal d’annonces légal de l’ancien tribunal et du nouveau tribunal.

Kandbaz est en mesure de vous accompagner dans votre transfert de siège, n’hésitez pas à nous faire part de vos questions !