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La domiciliation du siège social : état des lieux de la réglementation

Lecture en 7mn     Romain Laventure    
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Domicile juridique de la société, le siège social est un élément qui détermine les conditions juridiques de son administration. C’est pourquoi il est important de bien réfléchir avant de fixer le siège social. Sur ce point, plusieurs options s’offrent aux entrepreneurs en fonction du statut juridique et des activités de leur société. Tour d’horizon sur les possibilités de domiciliation d’entreprise et les formalités à suivre.

La domiciliation du siège social : état des lieux de la réglementation

Tout savoir sur le siège social d’une entreprise

Défini dans le statut juridique, le siège social est une obligation légale pour toute entreprise en création. En général, il peut être établi au domicile du dirigeant, dans un local commercial, dans une société de domiciliation ou dans une pépinière. Il permet de définir les obligations administratives et fiscales ainsi que les démarches à suivre pour la création de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un siège social ?

Le siège social est l’adresse administrative qui définit le domicile juridique de la société. Il s’agit principalement de l’adresse officielle qui figure dans le statut juridique, l’extrait Kbis ainsi que tous les factures et courriers émis par l’entreprise. Il peut également être mentionné dans un acte séparé ou dans le registre ad hoc. Sa mention dans le statut juridique est d’ailleurs obligatoire dès les premières étapes de la création de l’entreprise. Ayant une importance administrative et juridique, cette adresse permet de déterminer la nationalité, les lois et les taxes applicables ainsi que le tribunal compétent pour trancher les litiges concernant la société. En outre, le siège social définit les formalités de publicités légales lors de la modification du statut.

En général, le siège social est assimilé à l’adresse où l’Assemblée générale des associés se réunit, c’est-à-dire le lieu de prise de décision. Il peut également s’agir d’une simple boîte aux lettres ou du lieu d’exploitation.

D’après les dispositions légales, une société ne doit avoir qu’un seul siège social. Elle peut cependant disposer de plusieurs établissements ou lieux d’exploitation. Ainsi, le siège social peut être dissocié ou rattaché à ces différents établissements. Selon la loi, une société peut avoir :

  • Un siège social qui est une simple boîte aux lettres ;
  • Un établissement principal ou d’exploitation commerciale (attaché ou non à l’adresse juridique) ;
  • Un établissement secondaire ou un local permanent utilisé par le dirigeant de l’entreprise pour exercer des activités relatives à la société ;
  • Un établissement complémentaire qui appartient à la même société.

Quelles sont les obligations par rapport au siège social ?

Quels que soient la forme, le statut juridique et l’activité de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une société, d’une association ou d’un auto-entrepreneur, la déclaration du siège social reste obligatoire au même titre que la dénomination et l’objet social. Cette étape doit être effectuée auprès du Greffe du Tribunal de commerce au moment de l’immatriculation de la société et lors du changement d’adresse afin de permettre l’enregistrement dans le Registre des Commerces et des Sociétés.

Déclaration d’un siège classique

Pour que la démarche d’immatriculation soit validée, le déclarant doit disposer d’un justificatif de jouissance du lieu désigné comme siège social. Les justifications de jouissance requises varient en fonction des exigences des greffes du lieu d’implantation. Pour une SAS implantée au domicile de son dirigeant par exemple, le greffe du tribunal peut demander un justificatif de domicile de moins de 3 mois comme une quittance de taxe foncière ou de loyer, une facture de téléphone au nom du dirigeant.

Certaines administrations n’acceptent cependant pas les factures mobiles et internet en tant que pièces justificatives. Une copie du bail commercial, du bail professionnel ou du contrat de domiciliation commerciale peut aussi être nécessaire.

Déclaration d’un hébergement gratuit

Pour les entreprises hébergées à titre gratuit, une autorisation de domiciliation remplie et signée par l’hébergeur est suffisante. Ce document attestera notamment de la qualité du signataire et fournira les informations supplémentaires concernant la société. Cette attestation devra être associée à une copie de la pièce d’identité du signataire et un justificatif de jouissance des lieux.

Déclaration d’un siège pour des locataires de bailleurs sociaux

Dans le cas d’un locataire bailleur social, le dirigeant d’entreprise doit obtenir une autorisation écrite du propriétaire autorisant la domiciliation de l’entreprise dans son immeuble. Dans ce cas, l’adresse ne doit être qu’administrative et ne doit en aucun cas servir pour recevoir les clients. Le stockage de marchandise et l’apposition d’enseigne sont aussi proscrits.

Quelles sont les possibilités de domiciliation ?

Un très large choix s’offre aux dirigeants d’entreprise en ce qui concerne la définition d’un siège social, mais la décision est conditionnée par la situation de la société. Cette dernière peut :

  • Être assignée au domicile de son dirigeant ;
  • Faire appel à une société de domiciliation ;
  • Être assignée à un local lui appartenant (comptabilisé à l’actif de son bilan) ou un local en location ;
  • Avoir recours à une pépinière d’entreprise.

Au domicile du dirigeant

Une société peut parfaitement être assiégée au domicile personnel de l’un de ses dirigeants, sauf en cas de mention contraire dans le contrat de bail ou de copropriété. Il s’agit d’ailleurs d’une pratique courante pour les sociétés en cours de création. En effet, cette solution s’avère économique et pratique. Elle permet de réduire les dépenses de la société et évite d’effectuer les démarches relatives au transfert de siège en cas de changement de local en début d’activité. De plus, il sera plus facile pour l’entrepreneur de gérer ses courriers ainsi que ses actes administratifs.

Cette option convient particulièrement aux auto-entrepreneurs qui ne reçoivent pas leur clientèle dans leurs locaux ou qui proposent des services à domiciles. Il convient de préciser que même si le bail ou la règle de copropriété n’autorise pas l’installation d’un siège social, cela peut se faire à titre provisoire pendant un délai de 5 ans. Il faut simplement en aviser le propriétaire et/ou le syndic de copropriété.

Attention, fixer le siège social au domicile de l’un des associés n’est pas possible s’il n’est pas dirigeant de l’entreprise.

Dans une société de domiciliation

La domiciliation est une option qui consiste à faire appel à une société de domiciliation réelle ou virtuelle bénéficiant d’une agrémentation de la RCS ou d’un agrément préfectoral. Généralement connues sous le nom de centre d’affaires, les sociétés de domiciliation fournissent une adresse administrative associée à des services de secrétariat pour alléger les tâches de l’entrepreneur. Elles peuvent également proposer des locaux pour accueillir les éventuelles réunions.

En faisant appel aux services d’une société de domiciliation, l’entrepreneur peut disposer d’une adresse prestigieuse dans une ville ou un quartier réputé, lui permettant d’améliorer ses relations avec ses prospects, ses partenaires et ses clients.

Dans le cas d’une domiciliation au sein d’une autre société classique, la société domiciliataire met ses locaux à disposition de la société domiciliée pour qu’elle y installe son siège social sans pour autant que leurs activités s’empiètent. Si la société de domiciliation n’est pas propriétaire de ses locaux, elle doit disposer de l’accord au préalable et écrit du propriétaire.

Dans un local

Si l’entreprise est installée dans un local commercial, elle peut y assigner son siège social. Dans ce cas, il peut s’agir d’un local professionnel ou commercial  appartenant à la société ou dont elle est locataire au titre d’un bail professionnel ou commercial.

Cette option a pour avantage de disposer d’un espace confortable et fiable pour développer ses activités. Par ailleurs, un bail commercial protège le locataire et assure la pérennité de son commerce pour une durée minimale de 9 ans. Le refus de reconduction de bail par le propriétaire est d’ailleurs presque impossible. Le bail commercial peut aussi être cédé au moment de la vente du fonds de commerce.

Cette option est surtout choisie par les sociétés qui pratiquent des activités qui accueillent des clients tels que la restauration. Elle s’avère cependant onéreuse, surtout pour les jeunes entreprises. En effet, les baux commerciaux sont assez élevés et impliquent un engagement sur une longue durée. Par ailleurs, certains bailleurs réclament des dépôts de garantie qui représentent une somme conséquente.

Dans une pépinière d’entreprise

Afin de stimuler la création d’entreprise, les pépinières ont dernièrement fait leur apparition. Qualifiés d’incubateurs d’entreprise, ces organismes proposent d’héberger gratuitement ou à prix réduit les jeunes sociétés. Ils proposent notamment des services d’accompagnement en comptabilité, en financement, en gestion et en affaires judiciaires pour les startups. Grâce à cette solution, la nouvelle société profite d’un maillage de son réseau et d’une meilleure visibilité sur le marché. L’accès à ces pépinières est cependant encadré par quelques critères de sélection spécifiques.

Quid du transfert du siège social ?

Pour diverses raisons, le changement de siège social peut être nécessaire pendant la vie de l’entreprise. Impliquant des modifications au niveau de son statut, cet acte doit se faire suivant les formalités légales.

Les raisons

Le changement de siège social peut intervenir quand :

  • L’entreprise est domiciliée à l’adresse de son dirigeant et que celui-ci déménage ;
  • Le bail commercial du local arrive à son terme ;
  • La société change ou développe son cadre d’activité ;
  • Les besoins et le pouvoir d’achat de l’entreprise augmentent ou diminuent.

Par ailleurs, compte tenu du fait que le siège social de l’entreprise définit ses implications fiscales, il arrive que les dirigeants de l’entreprise décident de transférer leur siège social à l’étranger afin de profiter d’un paradis fiscal ou d’une réduction des taxes.

Les formalités à accomplir

En principe, le changement de siège social requiert une modification statutaire. Pour ce faire, il est nécessaire d’organiser une Assemblée Générale Extraordinaire pour décider à l’unanimité le transfert de siège social. Pour les SARL, le gérant est libre de décider d’un changement de siège social en attendant une prochaine assemblée qui validera sa décision. Enfin, pour les SA, l’assemblée générale peut désigner une personne ou conférer le pouvoir de décision à l’administration pour le déplacement du siège social si le changement d’adresse intervient dans un même département ou dans des départements voisins.

Cette modification sera ensuite ratifiée par l’assemblée des actionnaires. Dans ces trois cas, la décision prise devra faire l’objet d’un procès-verbal signé par tous les décideurs afin de procéder à une modification des statuts. Ces derniers seront ensuite enregistrés auprès du Greffe du Tribunal de commerce.

Dans le cas d’un transfert de siège social à l’étranger, les dirigeants de l’entreprise devront procéder à sa dissolution et entamer les procédures de création d’une société étrangère.

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Dernière modification le 20 novembre 2020
Romain Laventure

Par Romain Laventure

Diplômé d’un Master 2 en droit

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