La domiciliation en fonction du statut juridique : tout savoir

Quels sont les obligations d’une société par rapport à sa domiciliation ?

La domiciliation d’une entreprise correspond tout bonnement à l’adresse officielle et administrative de son siège social. Elle est notamment obligatoire pour obtenir une immatriculation au RCS ou au RM. Cette adresse peut être similaire ou différente de l’adresse d’activité, mais les deux ne sont pas à confondre. Une société peut en effet avoir plusieurs établissements d’exercice, mais ne peut avoir qu’un seul siège social. Le choix de cette adresse n’est pas anodin et implique quelques responsabilités pour l’entrepreneur.

Que faut-il savoir concernant la domiciliation d’une société ?

La domiciliation est obligatoire pour toute société en création, et ce, quel que soit sa forme ou son statut juridique. Elle est notamment indispensable pour son immatriculation et son enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés. Le dossier d’immatriculation n’est donc aucunement recevable par le centre de formalités des entreprises ou le greffe du tribunal de commerce en l’absence d’une attestation de domiciliation.

Quels sont les obligations relatives à la domiciliation d’une SAS, d’une SCI, d’une SARL ou d’une EURL ?

À l’instar de la dénomination sociale (appellation) et l’objet social (activité), l’adresse du siège social doit obligatoirement figurer dans le statut juridique de l’entreprise.

Elle doit également être déclarée auprès du Greffe du Tribunal de commerce lors de l’enregistrement. Pour ce faire, le chef d’entreprise doit présenter un justificatif de jouissance du lieu utilisé pour abriter le siège social. Pour une entreprise assignée au domicile de son dirigeant ou dans un local qui lui appartient, il peut s’agir d’un avis de taxe foncière, d’une quittance de loyer ou d’une facture au nom du représentant légal de l’entreprise.

Pour une entreprise faisant appel aux services d’une société de domiciliation ou dans un local en location, l’entrepreneur doit également fournir une autorisation du propriétaire ainsi que des pièces attestant de l’appartenance des locaux en question à l’hébergeur. Il doit d’ailleurs inscrire le nom, la raison sociale et les données d’immatriculation de la société qui héberge sa société. Outre ces obligations administratives, l’entreprise domiciliée est aussi tenue de quelques obligations envers le domiciliataire :

• L’entrepreneur doit exclusivement se servir des locaux fournis comme siège social et ne doit y exercer aucune autre activité. Si le local se situe cependant à l’étranger, il peut servir de succursale, d’agence ou de bureau de représentation, à condition que cela soit autorisé par le contrat.
• Tout changement ou modification de l’objet, de l’activité ou de coordonnées personnelles doit être transmis à la société domiciliataire.
• Le domiciliataire doit bénéficier d’un mandat pour recevoir toutes les notifications au nom de la société domiciliée.

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Quelles sont ses conséquences ?

Indispensable pour sa création, la domiciliation d’entreprise n’est pas non plus sans conséquence. Elle définit la nationalité de l’entreprise et détermine sa fiscalité et le montant de la Cotisation foncière des Entreprises (CFE). En cas de litiges, l’adresse du siège social permet de désigner le tribunal compétent et les lois applicables à ces litiges.

Le choix d’une adresse est aussi important pour l’image de marque de l’entreprise. Inscrite sur tous les documents commerciaux et sur Internet, la domiciliation permet de choisir une adresse prestigieuse améliorant la relation client ainsi que les rapports avec les prospects et les partenaires. La domiciliation en ligne ou au sein d’une société domiciliataire en particulier a pour avantage d’éviter les formalités lors d’un éventuel déménagement.

Et pour l’auto-entreprise ?

En ce qui concerne l’auto-entreprise, l’entreprise individuelle ou la micro-entreprise, elles bénéficient d’un régime particulier. Quoi qu’il en soit, l’entrepreneur est toujours obligé de déclarer l’adresse de son siège social et d’en présenter les justificatifs de jouissance. Il reste cependant libre de choisir entre un local d’habitation ou un centre d’affaires pour domicilier son entreprise. Dans la majorité des cas, les auto-entrepreneurs préfèrent définir leur domicile comme étant le siège social de leur entreprise.

Formalités et obligations pour une domiciliation dans un local d’habitation

Particulièrement prisée par les auto-entrepreneurs, la domiciliation dans un local d’habitation confère des avantages pratiques et économiques.

Grâce à ce procédé, il sera plus facile pour l’entrepreneur de gérer ses courriers et ses actes administratifs. Il n’aura pas non plus à payer un bail commercial, qui est nettement plus cher qu’un bail d’habitation. Cette option n’est cependant possible que si le contrat de bail et la règle de copropriété n’interdisent pas l’implantation d’un siège social dans les lieux. Dans le cas contraire, l’auto-entrepreneur peut domicilier provisoirement son entreprise à son domicile pour un délai de 5 ans. Il doit simplement en aviser le bailleur ou le syndic avant l’immatriculation de son entreprise.

Dans certaines localités dont les villes ayant plus de 200 000 habitants ainsi que le département du Val-de-Marne, de la Seine-Saint-Denis et des Hauts-de-Seine, le local d’habitation défini comme siège social doit être la résidence principale.

Pour que la domiciliation soit validée par le greffe du tribunal, l’auto-entrepreneur doit fournir des justificatifs de jouissance des lieux.

Formalités et obligations pour une domiciliation dans un centre d’affaire

Pour une domiciliation dans un centre d’affaires ou au sein d’une société domiciliataire, l’auto-entrepreneur doit transmettre le contrat de domiciliation. Les informations concernant le domiciliataire (dénomination, objet social et adresses) seront d’ailleurs inscrites sur la demande d’immatriculation.

Quid de la domiciliation d’une association ?

Souvent nécessaire lors de la création, la domiciliation n’est cependant pas tout à fait obligatoire pour une association.  Suivant son statut, seul le nom de la rue ou de la ville est indispensable. L’obligation s’applique principalement aux associations d’utilité publique. Ainsi, il est plus simple pour le dirigeant de l’association de transférer son siège social dans le même département ou dans un département limitrophe.

Les conditions de domiciliation d’une association

Le choix du siège social d’une association intervient dès lors que les procédures de création sont entamées, c’est-à-dire au moment de l’assemblée générale constitutive. Pour ce faire, l’organisme est libre de choisir la domiciliation de son siège social :

• Au domicile du dirigeant ou d’un simple membre ;
• Dans un local commercial ;
• Dans un espace de coworking ou une maison d’association ;
• Dans une société de domiciliation.

Il n’est toutefois pas autorisé d’utiliser une simple boîte postale comme siège social de l’association. Une adresse stable est toujours exigée afin d’assurer une pérennité à l’association en cas de changement de président. Quoi qu’il en soit, l’association peut être domiciliée à l’adresse de l’un des membres pendant 5 ans. Passé ce délai, elle sera obligée de changer de siège social.

Les obligations et formalités pour la domiciliation

Dès la création de l’association, l’adresse de domiciliation doit être mentionnée dans le statut juridique de la structure. Cela est notamment indispensable pour son immatriculation. En cas de transfert de siège social, il est donc nécessaire de procéder à une modification statutaire. Pour ce faire, une assemblée générale extraordinaire est convoquée pour procéder à un vote sur le changement de siège. De cette assemblée découlera un procès-verbal qui sera utilisé pour la rédaction du nouveau statut. Le changement d’adresse est ensuite déclaré à la préfecture selon la loi en vigueur. À savoir que ce procédé implique également une modification du numéro SIRET dans le but d’obtenir un nouveau code.

Enfin, les décisions prises lors de l’assemblée et notamment l’assignation ou le transfert de siège social doivent être publiées dans le journal d’annonces légales du département de domiciliation. S’il s’agit d’un transfert dans une autre localité, il sera nécessaire de faire une double publication : l’une dans le JAL de l’ancien département et un deuxième dans celui du nouveau département.

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