Domiciliez votre entreprise avec Kandbaz
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Résumé
Le siège social d’une entreprise est l’adresse administrative à laquelle elle est rattachée. Il doit figurer dans les statuts et sur tous les documents relatifs à son activité, notamment les factures ou les bons de commande. Cet emplacement définit la nationalité de l’entreprise, la réglementation qui encadre son existence, son fonctionnement et sa pérennité. De ce fait, si une entreprise siège en France, elle doit obligatoirement respecter la loi française.
L’adresse du siège social d’une société indique aussi les administrations territorialement compétentes pour sa gestion (services des impôts, URSSAF…), mais aussi, lorsque cela va moins bien, le tribunal habilité en cas d’éventuelle procédure judiciaire.
Si une société peut disposer de plusieurs lieux d’exploitation et de plusieurs établissements en son nom, elle ne peut avoir qu’un seul siège social. En plus d’être le site de direction de l’entreprise, cet emplacement officiel est également l’endroit où se tiennent les assemblées générales des associés d’une SAS ou d’une SARL pour les prises de décisions stratégiques.
La déclaration du siège social est une étape obligatoire lors de la création d’une entreprise. En effet, une attestation de domiciliation figure parmi les documents exigés pour la constitution d’un dossier de demande d’immatriculation. D’ailleurs, en fonction de la nature du siège social, des pièces justificatives supplémentaires peuvent être requises. À titre d’exemple, si vous envisagez de domicilier le siège social de votre SAS auprès d’une société de domiciliation commerciale comme Kandbaz, vous devez joindre impérativement le contrat de domiciliation que vous aurez préalablement conclu.
Le transfert du siège social est le fait de le déménager à une nouvelle adresse.
Diverses raisons peuvent pousser l’entrepreneur à migrer le siège social de son entreprise vers une autre localisation plus adaptée. Si la société connaît un certain développement, l’entrepreneur peut déménager pour un local plus grand ou qui profite d’une meilleure situation géographique.
Si lors de sa création, l’entreprise siège au domicile de son dirigeant, il est contraint de réaliser un transfert du siège social au bout de 5 ans d’existence. Il peut ainsi s’établir dans une société de domiciliation afin de gagner en notoriété et en crédibilité.
Un entrepreneur peut vouloir modifier son siège social vers une autre adresse, notamment une société de domiciliation commerciale, pour des raisons financières. En fonction de l’évolution de son activité, il est possible que le prix de location ne soit plus à sa portée ou que le quartier devienne un centre de compétitivité. La domiciliation commerciale restant l’atout économique majeur, en transformant les charges fixes en charges variables, mais surtout en proposant des locations d’espaces de travail à la demande. Ainsi, vous ne payez plus que ce que vous consommez réellement !
La procédure de déménagement de siège social nécessite plusieurs étapes :
Si vous êtes entrepreneur individuel ou associé unique, cette décision relève de votre seule volonté. En revanche, si votre société regroupe plusieurs associés ou actionnaires, il faudra les réunir pour une assemblée générale extraordinaire au cours de laquelle le sujet sera débattu et statué. À la fin de l’AG, la décision est reportée sur un procès-verbal.
La nouvelle adresse doit impérativement être intégrée aux statuts. Il faut donc y rajouter un article précisant que le siège social anciennement situé à [adresse] est transféré à [nouvelle adresse].
La loi impose d’informer les tiers du transfert en publiant une déclaration dans un journal d’annonces légales (JAL).
Bon à savoir : si l’entreprise est domiciliée dans un lieu rattaché à un autre tribunal, l’annonce paraîtra aussi bien dans un journal d’annonces légales de l’ancien tribunal et du nouveau tribunal.
Pour valider le transfert du siège social, il faut déposer un dossier complet :
Sur les plans administratifs et légaux, le déménagement de votre siège social entraîne quelques évolutions :
L’immatriculation d’une société ainsi que l’enregistrement d’une personne morale au RCS (Registre du commerce et des sociétés) ou au RM (Registre des métiers) nécessitent la disposition d’une adresse de domiciliation qui permettra d’identifier l’entreprise ou la personne en question. De ce fait, le dossier de demande d’immatriculation sera refusé s’il ne comporte aucun justificatif de siège social.
Pour domicilier une société, plusieurs options s’offrent à l’entrepreneur. Il peut choisir entre :
Chaque solution présente des avantages et des inconvénients. Chaque situation est différente, pour faire le tri, vous devez peser le pour et le contre selon vos contraintes et vos attentes propres. Il s’agit de trouver le meilleur compromis entre la praticité, l’image de marque, les coûts associés et les services dont vous avez besoin.
Pour accueillir le siège social de son entreprise, le représentant légal d’une société ou d’une micro-entreprise peut opter pour les prestations d’une société de domiciliation. Enregistrée au RCS et agréée par la Préfecture, la société de domiciliation héberge le siège social d’autres entreprises moyennant le paiement d’un loyer ou abonnement.
Outre l’attribution d’une adresse de prestige dans un quartier renommé, la société de domiciliation propose des services additionnels pratiques qui facilitent l’organisation de l’entreprise domiciliée. Par exemple chez Kandbaz :
Les sociétés de domiciliation sont des entités très contrôlées et doivent se conformer à un mécanisme de régulation extrêmement important. Vous pouvez à tout moment leur demander de vous fournir leur agrément préfectoral.
En optant pour la domiciliation du siège social auprès d’une société de domiciliation commerciale, vous transformez les charges fixes en charges variables et bénéficiez d’un véritable écosystème propice au bon fonctionnement de votre société. Et surtout, vous dissociez votre vie personnelle de votre vie privée.
Bon à savoir : chez Kandbaz nous prenons en charge vos démarches de transfert de votre siège social de A à Z.
En fonction du type de statut juridique d’entreprise, il est possible d’établir le siège social d’une société au domicile personnel de son dirigeant. Cependant, avant d’entamer les démarches de domiciliation, il est recommandé de vérifier si le bail ou les règles de copropriété s’y opposent. Il est bon de savoir que la domiciliation du siège social au domicile d’un associé n’est possible que si celui-ci est un dirigeant de l’entreprise (le président de la SAS, le gérant de la SARL ou autre).
Une personne morale peut opter pour une domiciliation du siège social au domicile de son dirigeant ou de son représentant légal, généralement pour une durée de 5 ans maximum. Cependant, cette possibilité peut faire face à quelques exceptions, notamment en matière de règlements législatifs, de clauses du contrat d’habitation, du règlement de copropriété ou du cahier des charges.
La domiciliation d’une entreprise au domicile de son dirigeant présente des avantages tels qu’une économie sur le loyer de la société, mais présente également bon nombre d’inconvénients. En effet, comme nous l’avons indiqué, l’adresse du siège social de la société figure sur l’ensemble des documents émis par la société, mais figure également sur les informations publiques (telles qu’Infogreffe par exemple). Votre adresse personnelle est donc partout.
Si l’entreprise dispose de fonds assez solides, elle peut louer ou acquérir un bâtiment propre destiné à l’établissement de son siège social.
Cependant, avant d’entamer toute procédure d’achat, il est indispensable de vérifier que le local en question permet l’exercice de l’activité de l’entreprise. Il est également conseillé de s’assurer qu’aucun règlement juridique ou législatif ne s’oppose à l’activité.
Cette solution est la plus coûteuse : les charges fixes sont omniprésentes et le formalisme particulièrement important. À titre d’exemple, les baux commerciaux de type 3/6/9 vous engagent sur une période de 9 ans, en ne laissant comme possibilité d’y mettre fin sans pénalités qu’une fois tous les 3 ans.
Comme énoncé plus haut, le transfert du siège social peut être motivé par l’évolution de l’entreprise. D’ailleurs, l’entrepreneur d’une société soumise à la loi française depuis sa création peut transférer son siège social à l’étranger. Bien que l’opération soit réalisable, elle est néanmoins complexe.
Le transfert de la domiciliation du siège social d’une société à l’étranger est similaire à une dissolution de l’entreprise française associée à la création d’une nouvelle structure encadrée par la législation étrangère.
Le transfert d’une entreprise à l’étranger peut entraîner des conséquences fiscales importantes sur la vie de la société. Ainsi, si vous envisagez un déménagement à l’étranger, il est recommandé de recourir à une assistance et de se fier aux conseils d’un expert juridique, fiscal et comptable.
De nombreuses structures privées ou conseillers professionnels indépendants peuvent accompagner les entreprises dans leurs démarches administratives (incubateurs, pépinières, avocats, experts-comptables, cabinets de conseil, etc.). Cela dit, il est tout à fait possible de trouver de l’aide auprès des services publics. La plupart de leurs services sont accessibles en ligne :
Pour le chef d’entreprise, il est possible de trouver une réponse à chacune de ses problématiques, de la création de sa société à sa radiation en passant par son développement commercial ou sa performance financière.
Concernant plus précisément le transfert de votre siège social, vous pouvez bénéficier de :
Les coûts inhérents à un transfert de siège social dépendent de la solution que vous allez adopter. Vous devez prévoir :
Évidemment, vous ferez des économies en gérant vous-même les démarches. Cela dit, une demande incomplète a aussi un coût dans la mesure où elle étend les délais et peut pénaliser votre activité.
S’il n’existe pas d’aides à proprement parler pour le transfert de votre siège social, la démarche peut s’intégrer dans un dispositif existant :
Si la communication aux tiers a posteriori est obligatoire, la communication en interne n’est pas à négliger en amont. Il est important d’expliquer les raisons du transfert aux salariés, de discuter avec eux des conséquences sur leurs vies privées et professionnelles, et de leur présenter un calendrier des étapes.
L’information des partenaires commerciaux permet d’éviter de futurs litiges.
Pour la pérennité de votre entreprise, il est essentiel d’éviter une rupture de l’activité. Même en informant vos clients, vous pourriez subir une érosion de votre fonds de commerce qui serait préjudiciable.
Il est impératif de ne rien oublier :
Si les démarches effectuées en ligne sont plus rapides que par courrier, le meilleur moyen d’accélérer la procédure pour le transfert du siège social est de fournir un dossier complet dès le départ pour éviter les allers-retours entre les greffes et vous.
Vous pouvez également assurer le coup en faisant appel aux services d’un prestataire externe spécialisé.
La procédure n’est pas anodine, les risques de faux-pas sont nombreux lors du transfert du siège social :
Selon votre activité, tous les contrats ne seront pas forcément impactés par le déménagement de votre siège social :
Pour le gérer au mieux, il ne faut pas traîner et informer au plus vite tous les tiers avec lesquels vous interagissez, sans oublis. Cela implique que vous les ayez scrupuleusement listés avant d’entamer les démarches de transfert.
Par sécurité, vous avez la possibilité de souscrire à un contrat de suivi de courrier auprès de La Poste. Il est valable 6 mois renouvelables.
Le délai pour transférer le siège social d’une entreprise est généralement de 1 à 2 mois.
Le transfert de siège social d’une entreprise peut avoir plusieurs conséquences :
Oui, le transfert du siège social d’une entreprise à l’étranger est une opération plus complexe qui nécessite l’accomplissement de formalités spécifiques auprès des autorités du pays de destination.
La décision de transférer le siège social d’une entreprise est généralement prise par les associés ou les actionnaires de l’entreprise lors d’une assemblée générale. Cependant, les statuts de l’entreprise peuvent prévoir que cette décision peut être prise par le gérant ou le président du directoire.
Les pièces justificatives à fournir pour transférer le siège social d’une entreprise varient en fonction de la forme juridique de l’entreprise et du nouveau lieu d’implantation. Cependant, les pièces suivantes sont généralement demandées :
Oui. Le transfert du siège social d’une entreprise en ligne est autorisé depuis le 1er janvier 2020. Pour ce faire, il faut utiliser un service de télématique proposé par le RCS. Ce nouveau formalisme permet souvent d’accélérer la procédure.
Alors, on commence ?
Domiciliez votre entreprise & profitez de tous les services de votre camp de base.
