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Comment obtenir un KBIS gratuitement ?

Lecture en 6mn     Romain Laventure    
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L’extrait Kbis atteste l’immatriculation d’une entreprise commerciale au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document est souvent sollicité dans le cadre de certaines démarches administratives comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, une candidature à un appel d’offres, la souscription à une assurance professionnelle, l’achat de matériels auprès des distributeurs, etc. Auparavant, la demande d’un extrait Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce a été payante. Mais depuis l’année 2020, il est possible de l’obtenir gratuitement.

Comment obtenir un KBIS gratuitement ?

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

Un extrait Kbis est un acte authentique qui atteste l’existence légale d’une entreprise commerciale. Ce document correspond à la carte d’identité de l’entreprise puisqu’il comporte toutes les informations relatives à celle-ci :

La durée de validité d’un extrait Kbis est limitée à trois mois, après quoi il est nécessaire de le renouveler.

Il faut souligner que l’extrait Kbis est un document public. Autrement dit, tout le monde peut demander l’extrait Kbis de votre entreprise.

Comment obtenir un extrait Kbis gratuit ?

Pour se procurer un extrait Kbis gratuit, il suffit de se rendre sur le site Monidenum. Il s’agit d’un portail en ligne sécurisé mis en place par le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce. Ce site de l’infogreffe entre dans le cadre d’un projet de digitalisation du Tribunal qui vise à simplifier les formalités administratives des entreprises. Il permet notamment au représentant légal :

  • d’agir au nom de l’entreprise et de télécharger de manière illimitée le Kbis ;
  • de gérer son mandat ;
  • d’accéder à tous les services du tribunal de commerce (saisir le tribunal de commerce compétent, consulter les procédures en cours, engager judiciairement l’entreprise).

Pour bénéficier de ces services, vous devez créer un espace personnel sur ce site web et activer votre identité numérique. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton « Activer Monidenum » et renseigner les informations concernant l’entreprise et le dirigeant, envoyer un scan de votre carte d’identité et définir un mot de passe. La plateforme procède alors à un rapprochement entre votre identité et les informations figurant dans les registres légaux. Si les éléments fournis sont corrects, un SMS vous sera envoyé pour confirmer la validation du compte. Vous pouvez alors télécharger votre Kbis en cliquant sur l’onglet « Kbis et Performances ». Reste enfin à imprimer le document qui est fourni en format PDF.

Il faut souligner que seul le mandataire social peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise sur le site Monidenum. Les tiers, quant à eux, doivent se rendre sur d’autres sites internet privés qui proposent l’accès aux informations mentionnées sur l’extrait Kbis de l’entreprise concernée. Néanmoins, le document fourni à titre informatif sur ces plateformes n’a aucune valeur juridique, contrairement au Kbis numérique de Monidenum.

À savoir que le service du site Monidenum ne permet pas l’obtention d’un extrait Kbis numérique pour les entreprises basées dans les départements de Guyane, Martinique, Guadeloupe, Haut-Rhin, Bas-Rhin et Moselle. Seul le greffe du tribunal judiciaire est autorisé à délivrer un extrait Kbis dans ces départements.

De même, retenez que ce portail officiel du greffe du tribunal ne vous permet pas de vous affranchir des démarches pour la constitution de l’entreprise auprès de l’infogreffe.

Qui peut demander un extrait Kbis gratuit ?

Toute personne physique ou morale inscrite au RCS peut obtenir un extrait Kbis gratuit sur le site Monidenum. Ce service digital concerne plus précisément :

  • les auto-entrepreneurs ;
  • les artisans inscrits au répertoire des métiers ;
  • les sociétés (SARL, SA, SASU, etc).

Les agents commerciaux et les personnes physiques respectivement immatriculés au RSAC et au RSEIRL peuvent aussi se procurer des extraits de ces registres spéciaux sur Monidenum.

Qu’en est-il de la modification de l’extrait Kbis ?

Chaque évènement qui touche la vie de l’entreprise implique la modification des statuts. Tel est le cas de :

  • changement de dénomination sociale ;
  • modification de la forme juridique ;
  • modification de l’activité principale ;
  • transfert du siège social ;
  • changement de dirigeant ;
  • augmentation du capital social.

En conséquence, il est aussi nécessaire de modifier l’extrait Kbis.

Pour l’instant, le site Monidenum ne permet pas encore de procéder à la modification en ligne de l’extrait Kbis. Le représentant légal doit alors entamer la procédure sur le site officiel infogreffe. Il peut également se rapprocher de son CFE ou demander directement la modification du Kbis auprès du tribunal de commerce. Cela bien entendu, après avoir effectué les démarches obligatoires :

  • la convocation des associés à une assemblée générale extraordinaire ;
  • la modification des statuts ;
  • la publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales.

Le chef d’entreprise se verra alors facturé de frais de greffe pour modifier l’extrait Kbis

Dernière modification le 21 août 2021