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Pourquoi avoir un standard téléphonique

Lecture en 6mn     Romain Laventure    
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Pour assurer le développement optimal d’une entreprise, il est important de mettre en place différents services pratiques. Parmi les plus indispensables, l’on retrouve la permanence téléphonique. En plus de permettre aux tiers de rester en contact avec la société, ce service figure parmi les options efficaces pour souligner son professionnalisme. Zoom sur les avantages d’un standard téléphonique.

Pourquoi avoir un standard téléphonique

Les avantages d’un standard téléphonique pour une entreprise

Comme le marché est actuellement assez concurrentiel, il est important de ne pas perdre des appels qui peuvent provenir de clients. Pour éviter toute éventuelle perte, la plupart des entreprises se dotent d’un standard téléphonique.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

Le standard ou la permanence téléphonique est un service qui se charge de l’optimisation de la relation entre une entreprise et ses clients, ses fournisseurs ou ses partenaires. Il s’occupe de la réception et de la gestion des appels entrants. Ce service se charge également de renseigner le correspondant et/ou de répondre à ses éventuelles questions.

Le standard téléphonique peut être assuré par des salariés en interne. Pour le PME, qui n’auraient pas les ressources internes suffisantes, Kandbaz vous permet d’accéder à ce service, à moindre coût.

Grâce au standard téléphonique, l’entreprise est joignable à tout moment, c’est-à-dire tout au long des journées de travail, sans pour autant empiéter sur sa productivité. Ce service a pour mission d’éviter les longues attentes du client et de le dissuader de raccrocher. Il est parfois accompagné d’une fonction de pré-décrochage ou de message d’accueil.

Qui est concerné par la permanence téléphonique ?

En règle générale, toutes les entreprises peuvent mettre en place un standard téléphonique pour améliorer leur relation clients notamment. En effet, ce service s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grandes sociétés, mais également aux artisans ou aux travailleurs opérant dans la profession libérale.

Les PME ou les TPE ont besoin d’un standard téléphonique pour être joignables à tout moment. Cela permet aux chefs d’entreprise de se consacrer à leur activité et de ne plus louper d’appels. Quoi de plus frustrant qu’un devis perdu pour ne pas avoir pu joindre son client ?

En quoi consiste le travail dans la permanence téléphonique ?

L’activité de permanence téléphonique est un vrai métier : ce dernier est parfois composé par plusieurs dizaines de télésecrétaires chargés de répondre au téléphone.Le secrétariat téléphonique peut être un service généralisé ou spécialisé dans un domaine précis. En effet, l’on retrouve entre autres des télésecrétaires expert(e)s dans les métiers relatifs à la santé. Outre la réactivité, la patience est le maître-mot de ce domaine d’activité. Les interlocuteurs sont nombreux et certains peuvent être plus longs à traiter que d’autres.

Comme énoncé plus haut, la permanence téléphonique consiste à répondre au téléphone pour le compte d’une entreprise. La gestion des appels téléphoniques repose sur l’accueil téléphonique professionnel et personnalisé. Elle informe également le correspondant sur la société, les renseignements à connaître et l’état des opérations en cours. Durant son intervention, le ou la télésecrétaire identifie les raisons de l’appel de son interlocuteur, prend les messages et transfère les communications importantes à leur destinataire le cas échéant. La gestion des agendas quotidiens et le rappel des rendez-vous professionnels, des réunions ou des séminaires peuvent également figurer parmi les prestations d’une télésecrétaire.

Dans le cadre de sa prestation, le ou la a télésecrétaire doit fournir une réponse rapide, claire et précise à la demande de l’appelant. IL/Elle doit se montrer courtois(e), amical(e), professionnel(le), compétent(e) et à l’écoute. La rigueur et le sérieux sont des qualités requises chez un(e) télésecrétaire, qui se doit de respecter les consignes du client.

Quels sont les atouts d’un standard téléphonique ?

Le principal avantage d’un standard téléphonique réside dans l’image professionnelle et crédible qu’il offre à la société. Ensuite, grâce à l’instauration de ce service, les appels téléphoniques entrants sont directement traités et personnalisés par un collaborateur. En cas d’absence de celui-ci, les appels sont basculés vers un simple répondeur.

La permanence téléphonique permet de répondre aux appels entrants sans déranger le chef d’entreprise dans leurs principales tâches. De plus, la permanence téléphonique efface les distances. S’agissant d’un service spécialisé, le standard téléphonique permet d’offrir un accueil maîtrisé, de garantir une bonne humeur constante et de fournir des réponses aux requêtes des appelants.

L’un des principaux atouts d’un standard téléphonique externalisé est son coût.. Il est bon de savoir que l’équipement et le matériel utilisé appartiennent au prestataire de service, ce qui évite à l’entreprise d’investir dans des ressources matérielles supplémentaires.

Si vous souhaitez externaliser le standard téléphonique de votre entreprise, n’hésitez pas à le confier à Kandbaz. Nous mettons à votre disposition une équipe de télésecrétaires professionnel(le)s, compétents et parfaitement à l’écoute. Il/elle se chargera d’offrir un accueil personnalisé à chacun des appelants tout en veillant au respect des consignes que vous aurez préalablement établies.

Dernière modification le 27 octobre 2020
Romain Laventure

Par Romain Laventure

Diplômé d’un Master 2 en droit

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