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Télésecrétariat : qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages ?

Lecture en 7mn     Franck Gagne    

La gestion des tâches administratives est une activité chronophage. Les entreprises l’ont bien compris. Ainsi, elles sont de plus en plus nombreuses à recourir au télésecrétariat afin de décharger les salariés de cette tâche qui n’est pas en adéquation avec leur cœur de métier. Quel est le rôle d’un télésecrétaire ? Pourquoi recourir à ses services ?

Télésecrétariat : qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages ?

En quoi consiste le Télésecrétariat ?

Le télésecrétariat consiste à exercer l’activité de secrétariat à distance grâce à l’utilisation d’outils de télécommunication. Ainsi, le télésecrétaire accomplit les missions d’un secrétaire classique telles que :

  • La permanence téléphonique : il est primordial pour une entreprise d’assurer un accueil téléphonique de qualité afin de créer un lien avec les clients et les prospects et renforcer ainsi son image. Le télésecrétaire réceptionne et traite les appels en plus de gérer les rendez-vous et les agendas du personnel de l’établissement. Il peut également transférer les appels au bon interlocuteur et prendre les messages des correspondants si nécessaire.
  • Réaliser diverses tâches administratives : saisir des données, établir et envoyer les factures, classer les documents de l’entreprise, organiser des réunions et rédiger les comptes-rendus, gérer les e-mails et les courriers, etc. 
  • Faire l’interface entre le client et ses interlocuteurs (prestataires, fournisseurs…).
  • Assurer le service après-vente : il s’agit de réceptionner les réclamations et les requêtes des clients du donneur d’ordre, informer les consommateurs…

Cependant, au vu de l’accroissement du nombre des télésecrétaires, certains se sont spécialisés dans un domaine spécifique afin de proposer des prestations personnalisées. Ainsi, il existe aujourd’hui :

  • Des télésecrétaires médicaux : ils accompagnent les professionnels de santé (les médecins généralistes, les kinésithérapeutes, les dentistes…) ;
  • Des télésecrétaires juridiques : ils assistent les professionnels du droit (huissiers, notaires, avocats…) dans leurs activités courantes ;
  • Des télésecrétaires spécialisés dans le bâtiment, l’immobilier, etc.

Le secrétaire à distance peut exécuter les tâches qui lui sont confiées de façon ponctuelle ou récurrente suivant les besoins du client. Il peut également exercer son activité de deux façons :

  • Au sein d’une entreprise proposant un service de télésecrétariat;
  • Travailler à son compte pour un ou plusieurs clients.

Pourquoi recourir à un service de télésecrétariat ?

Le télésecrétariat offre divers avantages aussi bien aux entreprises qui externalisent leur secrétariat qu’aux prestataires.

Pour les entreprises

Actuellement, un nombre croissant d’entreprises décident de recourir à un service de télésecrétariat pour plusieurs raisons :

La simplicité

Le premier avantage du télésecrétariat est la simplicité. Les entreprises peuvent faire appel à des professionnels sans passer par l’étape du recrutement. Effectivement, pour trouver des télésecrétaires qualifiés, il convient de conclure un contrat avec une agence spécialisée. De plus, les services sont assez souples, permettant aux entreprises de confier des missions ponctuelles à un télésecrétaire.

La rapidité

Les télésecrétaires étant principalement appréciés pour leur expérience et leur savoir-faire, leurs tâches sont exécutées dans les meilleurs délais et avec le plus de professionnalisme possible. De plus, les échanges entre les entreprises et les prestataires sont plus faciles, car le principal moyen de communication est le courrier électronique. 

L’économie

Contacter des prestataires de services spécialisés dans le domaine du télésecrétariat permet aux entreprises de réaliser des économies. En effet, contrairement aux employés de l’établissement, ils paient eux-mêmes leurs charges. Ainsi, leurs services sont moins onéreux pour une société, notamment si elle n’a besoin de secrétaire que pour des missions ponctuelles.

En France, le tarif d’un télésecrétaire est en moyenne de 45 €/h. Toutefois, suivant les services requis, le prestataire peut aussi être payé suivant le travail accompli. Enfin, pour des missions urgentes, des majorations de plus de 15 % sont généralement appliquées.

La praticité

Le télésecrétariat est très pratique pour la majorité des entreprises, qu’elles disposent ou non d’un service de secrétariat. En effet, cette solution permet de pallier l’absence d’un salarié. Elle évite également à ces établissements d’engager un secrétaire permanent pour une mission de courte durée. 

Pour le télésecrétaire

Assurer des services de secrétariat à distance permet de :

  • Réduire les déplacements ;
  • Évoluer dans son travail grâce à la diversité des clients rencontrés et des missions confiées ;
  • Être reconnu pour son travail : les salariés sont souvent confrontés au manque de reconnaissance au travail. Un télésecrétaire indépendant peut développer ses compétences et être reconnu pour la qualité du travail effectué ;
  • Gérer vie privée et vie professionnelle : le télésecrétaire peut organiser son planning de façon plus souple. Cette autonomie peut changer son appréhension du travail et augmenter sa productivité.

Pour conclure, recourir au télésecrétariat est avantageux tant pour les entreprises que pour les professionnels libéraux. En effet, ce service permet d’optimiser la gestion des tâches administratives tout en réduisant les dépenses qui y sont liées !

Dernière modification le 23 mars 2021
Auteur

Par Franck Gagne

Head of Sales chez Kandbaz

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