Comment arrêter une domiciliation d’entreprise ?

Rappel sur le contrat de domiciliation

Le contrat de domiciliation d’entreprise constitue une convention qui encadre les relations entre une entreprise domiciliée et une société de domiciliation. Il sert à fixer l’adresse du siège social pour les sociétés et l’adresse du principal établissement pour les entreprises individuelles.

En outre, ce document est rédigé par écrit et conclu pour chaque client du prestataire. Il doit renseigner les informations sur les parties au contrat en mentionnant leurs identités. Le contrat doit également faire figurer les références de l’agrément du domiciliataire et préciser les modalités de résiliation. En ce qui concerne la durée, celle-ci est de trois mois minimum, renouvelable par tacite reconduction.

D’un autre côté, le contrat de domiciliation d’entreprise doit notifier l’établissement du siège social de la structure dans des locaux partagés avec d’autres clients. Le coût du service ainsi que les modalités de paiement sont à déterminer dans l’accord. Mais ce n’est pas tout ! Le domiciliataire peut aussi proposer plusieurs services annexes, entre autres :

• L’accueil téléphonique ;
• La gestion du courrier ;
• L’espace de coworking ;
• Etc.

Quoi qu’il en soit, chaque service supplémentaire doit être pris en compte dans le contrat en précisant leurs prix et leurs conditions de règlement. Pour couronner le tout, le document énonce les obligations de l’entreprise domiciliée et de la société de domiciliation.

Pourquoi arrêter une domiciliation d’entreprise ?

La rupture d’un contrat de domiciliation d’entreprise peut se justifier par différentes raisons. Ces dernières peuvent dépendre ou non de la volonté du domicilié et du domiciliataire.

L’arrivée du terme

En principe, la durée de la domiciliation est mentionnée dans la convention rédigée par écrit et encadrée par la loi. Dans la plupart des cas, comme évoqué plus haut, elle est de trois ans minimum et tacitement reconductible. Il faut néanmoins savoir que certaines clauses ne prévoient pas la possibilité d’une reconduction tacite du contrat lorsque celui-ci arrive à échéance. Ce qui engendre la fin de l’hébergement de la structure.

La violation des obligations stipulées dans le contrat

L’exécution du contrat implique le respect des obligations imposées à la société de domiciliation et à la société domiciliée. D’une part, le domiciliataire doit :

• Disposer d’un agrément délivré par le préfet du département du ressort du siège de la société ;
• Fournir une adresse et mettre à disposition des locaux au domicilié ;
• Détenir un dossier contenant les pièces justificatives pour chaque entreprise domiciliée ;
• Exécuter l’accord d’hébergement suivant les clauses prévues.

D’autre part, l’entreprise domiciliée est tenue de respecter les conditions générales du contrat, à l’instar du paiement des loyers et des services annexes souscrits. En parallèle, elle doit s’engager à utiliser les locaux comme siège de l’entreprise, agence ou encore succursale. Le non-respect de ces obligations donne lieu à la résiliation du contrat si cela n’a pas déjà été fait par l’une des parties.

La volonté de mettre fin à la domiciliation

Dans certains cas, il arrive que le contrat de domiciliation comporte des termes qui autorisent le domicilié à rompre l’accord à tout moment. Les causes pouvant le conduire à prendre une telle décision sont multiples. D’une manière générale, elle est liée au développement de l’activité de la structure qui entraine la modification de l’adresse. En effet, cette adresse ne correspond plus à l’image de l’entreprise. On retrouve cette situation par exemple lors de la fermeture de la société, ce qui entraine l’arrêt de la domiciliation.

Un cas de force majeure

La fin de la domiciliation d’une entreprise peut résulter d’un cas de force majeure, c’est-à-dire un évènement insurmontable et extérieur, indépendant de la volonté des parties. À titre d’exemple, on peut citer la faillite du domiciliataire ou du domicilié. Il s’agit ici d’une situation qui contraint l’une des parties à fermer la structure.

Quelles sont les étapes à suivre pour arrêter une domiciliation d’entreprise ?

L’arrêt d’une domiciliation d’entreprise chez soi ou chez un proche ne requiert aucune procédure particulière. Il convient simplement d’effectuer un transfert de siège social. En revanche, la fin de l’hébergement auprès d’un professionnel, que ce soit une société de domiciliation ou un spécialiste de la location commerciale, nécessite l’accomplissement d’un certain nombre de formalités.

Dans un premier temps, chaque partie doit vérifier les conditions de rupture fixées au départ. L’entreprise domiciliée doit ensuite informer le prestataire de sa volonté de résilier le contrat au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception. À noter qu’un délai de préavis doit être respecté suivant les termes de l’accord. Dans un second temps, le dirigeant a l’obligation de transmettre un justificatif de radiation ou de transfert de siège à la société de domiciliation. Il appartient au greffe du Tribunal de commerce de délivrer ce document.

Par la suite, le chef d’entreprise procède à la réalisation des formalités liées à la modification des statuts. En effet, le remplacement de siège donne lieu à un changement statutaire. À cet effet, il faudra :

• Mettre à jour les informations dans les statuts constitutifs ;
• Publier un avis de modification dans un Journal d’Annonces Légales (JAL).
• Déclarer le transfert de siège social au Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

Il faut toutefois savoir que la mise à jour des statuts concerne uniquement les sociétés, les autoentrepreneurs en étant dispensés. À l’issue des démarches, il s’avère essentiel d’actualiser les documents et supports commerciaux tels que les factures, les devis, les cartes de visite, les bons de commande, etc.