Secrétariat externalisé : combien ça coûte ?

Secrétariat externalisé : en quoi cela consiste-t-il ?

Aujourd’hui, les entrepreneurs peuvent déléguer leur secrétariat à une personne qui travaille généralement en tant qu’indépendant en dehors de la société. Toutefois, il existe aussi des entreprises spécialisées qui proposent des services de secrétariat à distance. Le secrétariat externalisé concerne les mêmes services qu’un secrétariat traditionnel, à quelques avantages près. En effet, travailler avec une secrétaire externe, c’est gagner du temps pour mieux se concentrer sur son cœur de métier. C’est en outre une solution qui permet de réaliser des économies importantes.

Un secrétaire externe s’occupe de tâches traditionnelles, comme :

• la réception et la transmission de courriers ;
• la prise de rendez-vous téléphonique ;
• le classement de dossiers ;
• la saisie de documents divers.

Il faut savoir que les autoentrepreneurs sont ceux qui plébiscitent l’externalisation de leur secrétariat. Cela s’explique du fait qu’ils travaillent seuls et que l’aide de la secrétaire leur est indispensable pour alléger leur volume de travail. Les entreprises apprécient aussi les services d’une secrétaire externe dans la mesure où elle est complètement en mesure de gérer les points administratifs de l’entreprise :

• préparation de la newsletter ;
• gestion et réponses aux courriers ;
• relance client ;
• gestion de l’agenda de l’entreprise ;
• préparation des réunions et réalisation de comptes-rendus.

En somme, une secrétaire externalisée représente un couteau suisse qui vous aidera à rester efficace dans le cadre de vos activités.

Les éléments qui définissent le tarif des prestations d’une secrétaire externe

Le prix d’un secrétariat externalisé dépend des différents points que voici.

Le mode de travail de votre secrétaire externe

En principe, l’externalisation du secrétariat repose sur la dématérialisation des services. Autrement dit, la secrétaire indépendante vous accompagne en télétravail depuis chez elle. Dans ce cas, pour évaluer le tarif de la prestation, en plus du coût de la main-d’œuvre, il faudra aussi compter le coût du matériel de travail, à savoir :

• la consommation de l’ordinateur ;
• les abonnements sur les plateformes spécifiques indispensables pour la secrétaire ;
• les accessoires indispensables, comme les papiers et l’encre pour les impressions et les photocopies.

Cependant, il peut arriver des cas où l’entrepreneur préfère que la personne travaille dans ses locaux, à raison de quelques heures par semaine. Dans ce cas, il faudra compter les frais de déplacement dans le tarif de la prestation.

Les tâches que vous allez attribuer à votre secrétaire

Le coût d’une prestation de secrétariat externalisé dépend en grande partie du type de travail que vous souhaitiez assigner à la personne. S’agit-il de missions de secrétariat classique, à l’instar de :

• une réexpédition de courrier ;
• une numérisation ou une saisie de documents ;
• la rédaction de mails ;
• une gestion d’agenda ;
• l’accueil téléphonique ?

Ou bien, voulez-vous déléguer des missions plus spécifiques qui nécessitent impérativement des compétences bien précises ? Cela peut par exemple concerner :

• une traduction de document qui nécessite la maîtrise parfaite d’une autre langue ;
• la création d’une maquette d’emailing qui nécessite des talents de graphiste.

Vous comprendrez alors que plus la tâche est complexe, plus le tarif de la prestation est élevé.

Les urgences et les cas exceptionnels à traiter

Si vous avez des urgences à traiter, par exemple un travail à livrer en 24 ou en 48 h, par exemple, vous devez vous attendre à ce que votre prestataire demande une majoration. Et ce, notamment si vous collaborez avec un indépendant. En effet, gardez en tête que celui-ci ne travaille pas uniquement pour vous : il a forcément d’autres tâches à accomplir que votre urgence vient bouleverser.

Comptez également une majoration des coûts de la prestation dès lors qu’il s’agit de missions à réaliser pendant le week-end ou durant les jours fériés. Ce, qu’il s’agisse de travailler avec une entreprise d’externalisation de secrétariat ou avec une secrétaire indépendante.

Le type de demandeur

Il faut savoir que le tarif des services d’un secrétaire hors de votre entreprise dépend de votre secteur d’activité. En effet, le tarif d’une secrétaire médicale ne sera pas le même que pour une secrétaire juridique ou une secrétaire en immobilier, par exemple. Ensuite, ce tiers propose des grilles tarifaires différentes selon le statut du demandeur : autoentrepreneur ou société.

Secrétariat à distance : les différents modes de calcul du tarif de prestation

Selon vos besoins, vous pouvez en principe calculer le tarif d’une externalisation de secrétariat de différentes manières. De fait, sachez que vous pouvez facturer votre secrétaire :

• Par heure. Cette option se montre intéressante lors d’une collaboration durant une période où vous avez un énorme volume horaire, par exemple.
• Par tâche. Vous pouvez payer votre secrétaire par tâche dans le cadre de missions ponctuelles et mesurables en chiffres précis. On parlera par exemple de nombre d’appels reçus, de nombre d’emails personnalisés envoyés, de nombre de documents saisis, etc.

Autrement, il existe des externalisations de secrétariat qui se paient par forfait mensuel. C’est une solution intéressante pour ceux qui envisagent une collaboration avec un secrétaire externe sur le long terme.

Au final, combien coûte la solution du secrétariat externalisé ?

D’un point de vue général, il faudra compter en moyenne entre 30 et 50 € HT/heure concernant les tarifs horaires. Ensuite, concernant les forfaits mensuels, le tarif des services d’un secrétaire externe peut aller de 300 à 1000 euros/mois, à calculer selon le nombre d’heures de travail mensuel ainsi que la complexité des tâches. Quant à la tarification par tâche, chaque secrétaire à distance propose ses propres tarifs qu’il faudra voir avec la personne. Enfin, il faudra compter une majoration de 15 à 20 % concernant les cas exceptionnels.

Si vous envisagez d’externaliser votre secrétariat, Kandbaz se tient à votre disposition. Nous proposons des services sur mesure adaptés à vos besoins.