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Comment choisir un logiciel de paie ?

Lecture en 7mn     Romain Laventure    

Il est du ressort de l’entreprise, notamment du service des Ressources Humaines ou de l’administration, de s’occuper tous les mois de la gestion de la paie. Cette dernière concerne tout simplement l’établissement des salaires mensuels de chaque employé de l’entreprise. Le gestionnaire de paie est la personne chargée de s’occuper de cette tâche. Et pour l’aider dans sa mission, ce tiers doit miser sur un logiciel. Néanmoins, comment choisir un bon logiciel de paie ? Toutes les réponses dans l’article.

Comment choisir un logiciel de paie ?

Les fonctionnalités principales d’un logiciel de paie

D’abord, il faut savoir que la méthode primaire pour s’occuper de la paie des salariés repose sur l’utilisation d’Excel. En effet, ce dernier présente les fonctionnalités de base qui permettent d’automatiser le calcul des données dans le cadre de la gestion de la paie. Cependant, on retrouve aujourd’hui des outils bien plus modernes, avec des fonctionnalités aussi complètes que possible ; et donc, largement plus performantes qu’Excel. On parle des logiciels de paie.

Le logiciel de paie constitue un outil tout-en-un qui s’occupe de différentes tâches en rapport avec la gestion de la paie. Ce dispositif doit avant tout permettre de :

  • Créer les fiches individuelles de chaque salarié ;
  • Gérer les congés et les absences ;
  • Calculer les heures supplémentaires ;
  • Calculer les indemnités ;
  • Générer automatiquement les bulletins de paie grâce aux données de chaque salarié ;
  • Transmettre le fichier de Déclaration Sociale Nominative (DSN) ;
  • Procéder au virement des salaires ;
  • Générer les contrats ainsi que les certificats de travail ;
  • Exporter les différentes données enregistrées.

On peut alors déduire qu’un logiciel de paie peut à la fois réaliser des tâches qui relèvent des Ressources Humaines et du service comptabilité de l’entreprise.

Comment trouver le logiciel de paie adapté à vos activités ?

Voici les principaux points d’attention à tenir en compte lorsque vous allez choisir le logiciel de paie pour votre entreprise.

La notoriété du logiciel de paie

Bien évidemment, vous allez d’abord orienter votre choix vers les plateformes qui jouissent d’une belle réputation. Pour connaître la notoriété du logiciel de paie, référez-vous sur les avis et les témoignages des internautes. Vous pouvez aussi vous fier au bouche-à-oreille et prêter attention à ce que vous entendez autour de vous.

Les fonctionnalités du dispositif

Un bon logiciel de paie doit présenter les fonctionnalités de base de ce type de dispositif. Toutefois, les meilleurs outils restent ceux qui vous offrent des critères supplémentaires résolument intéressants :

  • Ergonomie intuitive, interface claire et facilité de manipulation de la plateforme ;
  • Existence de modules et extensions qui permettent de personnaliser le logiciel selon votre activité et vos différents besoins ;
  • Possibilité d’intégrer des utilisateurs multiples.

Pensez aussi à trouver un mode de fonctionnement du logiciel de paie qui répond à vos attentes :

  • SaaS, enregistrement de vos données depuis le cloud dans le serveur du logiciel de paie. Une bonne connexion internet et un terminal technologique sont requis pour pouvoir utiliser le mode SaaS.
  • SaaP, installation du logiciel de paie sur le serveur de votre entreprise. Vous allez acheter une licence qui vous permettra de jouir librement de toutes les fonctionnalités de l’outil sans forcément utiliser Internet.

Le prix sur le marché

Si vous avez choisi un logiciel SaaS, analysez le prix des différentes formules d’abonnement proposées sur le marché. Quant à un logiciel de paie SaaP, considérez d’abord le prix d’achat de la licence d’installation.

Ensuite, portez aussi votre attention sur la durée des périodes d’essai de l’outil et les différentes clauses d’engagement.

La sécurisation des données

La base de données d’un logiciel de paie contient en général des informations confidentielles et délicates. De ce fait, il va de soi que vous devez miser sur un outil qui garantit une protection optimale des données de votre entreprise.

Bien choisir son logiciel de paie : en quoi est-ce important ?

En ayant le bon logiciel de paie entre les mains, vous optimisez les activités de votre entreprise. Voici les différents avantages de choisir le bon dispositif adapté à vos besoins et à votre activité.

Vous optimisez votre gestion du temps

Un logiciel de gestion de paie permet d’automatiser la saisie et le calcul des données. Ce facteur vous offre un gain de temps non négligeable. Vous allez alors dédier le temps gagné pour vous concentrer sur des tâches bien plus importantes pour votre entreprise.

Vous réalisez des économies

La gestion de la paie représente une tâche plus ou moins complexe. Si bien que les dirigeants d’entreprise ont souvent tendance à déléguer cette mission à un tiers. Le plus souvent, on pense à l’externalisation du travail avec un cabinet d’expert-comptable. Cependant, opter pour un bon logiciel de paie, c’est se passer des services d’externalisation, car vous pouvez engager un gestionnaire de paie en interne qui s’aidera du dispositif spécialisé. Comme vous n’avez donc pas à payer le tarif de prestations externes, vous réalisez des économies financières.

Choisir un bon logiciel de paie permet de limiter les éventuelles erreurs

Avec un logiciel de paie qui automatise tout le travail, il n’a jamais été facile de gérer cette partie de l’entreprise. Ce critère permet de limiter les erreurs que l’on peut retrouver sur les bulletins de paie. En somme, grâce à une bonne application de paie, finis les petits oublis et les fausses manipulations durant une saisie ou un calcul manuel. Cela permet d’une part d’éviter les dommages sociaux pour les salariés et d’anticiper d’autre part les risques pour la comptabilité de l’entreprise.

L’entreprise gagne en autonomie

La dématérialisation, l’automatisation des données, la gestion en interne de la paie… Les facteurs précédents jouent un rôle dans l’autonomisation de l’entreprise. En effet, comme vous pouvez gérer vous-même votre service paie depuis une seule plateforme, votre entreprise gagne en indépendance et en autonomie.

Quelques logiciels de paie qui ont fait leurs preuves

Si vous êtes à la recherche d’un bon logiciel de paie, les outils suivants ont su satisfaire les besoins des utilisateurs :

  • Payfit ;
  • Cegid ;
  • Sage One ;
  • ADP ;
  • Nibelis.
Dernière modification le 26 janvier 2022