Comment établir un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie, une obligation pour l’employeur

Le bulletin de salaire constitue une pièce justificative remise par l’employeur lors du paiement de la rémunération de l’employé. Il atteste du salaire versé en contrepartie du travail fourni. Très encadré par le Code du travail, il est à transmettre en main propre, par courrier postal ou par voie électronique. Il se décline effectivement en deux versions : sous format papier et sur support dématérialisé.

Une entreprise doit donc dresser une fiche de paie pour chacun de ses salariés. Et ce, chaque mois ou suivant la périodicité de la paie. En plus, elle est tenue de conserver un double de ces bulletins de salaire remis sous forme électronique pendant une durée de 5 ans (article L. 3243-4 du Code de travail). Quoi qu’il en soit, si elle ne se conforme pas à son obligation en omettant de donner ces justificatifs à son personnel, elle s’expose à des sanctions :

• Une amende pénale de 450 euros ;
• Le versement de dommages et intérêts.

Cette amende s’applique également en cas d’établissement de bulletins incorrects. Pour cette raison notamment, il convient de porter une attention particulière à la rédaction de ce document incontournable en matière de gestion de paie.

Les mentions obligatoires à indiquer sur une fiche de paie

Le bulletin de salaire n’obéit pas à une forme obligatoire ou unique. Par contre, il doit intégrer certaines informations essentielles. Les détails.

Les éléments relatifs à l’employeur

Une fiche de paie conforme doit laisser apparaître expressément les mentions suivantes sur l’entreprise :

• La dénomination sociale ou le nom de l’employeur ;
• L’adresse de domiciliation ;
• Éventuellement, la désignation de l’établissement, dont dépend l’employé ;
• Le numéro SIRET ;
• Le code APE ou NAF ;
• La référence de l’organisme auprès duquel l’employeur verse les cotisations sociales.

Les informations sur le salarié

Bien évidemment, un bulletin de paie doit faire figurer des renseignements concernant le salarié. Ainsi, il faut y mentionner :

• Son identité (nom et prénom) ;
• L’intitulé de l’emploi qu’il occupe au sein de l’entreprise ;
• Sa position dans la classification conventionnelle ou le classement applicable des salaires (niveau ou coefficient hiérarchique).

Les renseignements sur la législation applicable

Le bulletin de salaire doit préciser l’intitulé de la convention collective en vigueur. En l’absence de convention, il importe de spécifier les références du Code de travail concernant :

• La durée des congés payés ;
• Le délai de préavis dans le cas de la rupture de la relation de travail ou en cas de cessation de l’activité.

Les éléments liés à la paie

Il faut bien entendu inclure sur une fiche de paie une partie dédiée à la rémunération versée et ses caractéristiques. Les informations fournies s’adaptent alors à la périodicité du salaire (en général, mensuelle) :

• La période à laquelle se rapporte le bulletin de salaire ;
• Le nombre d’heures travaillées, avec la distinction entre les heures normales et les heures supplémentaires ;
• Les taux appliqués aux différents horaires de travail ;
• Le volume et la nature du forfait pour les employés sous convention de forfait ;
• La nature et le montant des accessoires du salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (tickets-restaurant, primes, frais professionnels, indemnités et avantages en nature) ;
• Le montant de la rémunération brute du salarié ;
• La nature de la base de calcul du salaire ;
• La nature et le montant de tous les prélèvements sociaux et fiscaux ;
• L’assiette, le taux et le montant des cotisations patronales et salariales ;
• Le cas échéant, les dates de congés payés et le montant de l’indemnité correspondante pour les dates compris dans la période de paie ;
• Le montant et la nature des autres versements et retenues (prise en charge des frais de transport public ou personnel) ;
• Le montant de la rémunération nette réellement perçue par l’employé ;
• La date du paiement.

Les autres mentions obligatoires à présenter sur le bulletin de paie

Outre les diverses informations citées plus haut, il convient également d’indiquer sur le bulletin de salaire :

• L’assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source ;
• La mention signifiant à l’employé qu’il doit conserver la fiche de paie sans limitation de durée ;
• La mention d’information dédiée au bulletin de paie via le portail du Service public.

Les mentions facultatives et interdites sur le bulletin de salaire

L’employeur peut ajouter d’autres éléments, à titre informatif et de manière facultative, sur la fiche de paie :

• La date de recrutement du salarié au sein de l’entreprise ;
• La nature du contrat de travail ;
• Le numéro de sécurité sociale de l’employé ;
• Son adresse ;
• Le salaire net imposable ;
• Le cumul des salaires (bruts et nets) sur l’année ;
• Les modalités de paiement de la rémunération nette (virement, chèque…) ;
• Le nom de la banque et le numéro de compte du salarié ;
• Les congés restants à prendre ;
• Le récapitulatif annuel du montant des cotisations patronales acquittées ;
• Etc.

En tout cas, la loi interdit l’ajout des mentions suivantes sur un bulletin de paie :

• L’exercice des fonctions de représentant du personnel pour le salarié concerné ;
• L’exercice du droit de grève.

Pour conclure, l’établissement d’un bulletin de salaire ne s’improvise pas. Il doit respecter un certain formalisme dans la mesure où de nombreux éléments sont à préciser dans ce document. D’un autre côté, il existe des mentions facultatives et interdites, dont il faut tenir compte lors de sa démarche. Ainsi, que vous utilisiez un modèle Excel ou un logiciel spécialisé pour dresser vos fiches de paie, vous devez prendre connaissance de ces informations pour éviter les mauvaises surprises.