Nos fiches juridiques +

Comment choisir un logiciel de gestion de note de frais ?

Lecture en 7mn     Romain Laventure    

La gestion des notes de frais des salariés est astreignante pour les services de finance d’une entreprise. Pour pallier ce problème, l’usage d’un logiciel prévu à cet effet se montre indispensable. Il s’agit d’un outil qui fait tout à votre place, vous évitant ainsi de perdre du temps avec des saisies manuelles. De nombreux professionnels s’en remettent aujourd’hui à ce produit de la technologie. Toutefois, il existe plusieurs critères à considérer pour choisir un logiciel de gestion de note de frais. La suite de cet article vous en dira plus sur le sujet.

Comment choisir un logiciel de gestion de note de frais ?

Définir ses besoins avant d’adopter un logiciel de gestion de note de frais

Avant de vous lancer dans l’achat de l’outil qui vous aidera à saisir les notes de frais de vos employés, vous devez commencer par analyser vos besoins. En effet, la mise en place de ce nouveau dispositif doit pouvoir régler des problèmes précis. Pour cela, nous vous conseillons de consulter l’avis de votre équipe. Après tout, vos collaborateurs se révèlent concernés par ce changement que vous vous apprêtez à apporter. Vous pourrez ainsi établir les différentes fonctionnalités que le logiciel de gestion de note de frais doit posséder.

Une fois tout cela fait, érigez un cahier de charge qui déterminera tous les points importants.

Choisir son logiciel de gestion de note de frais selon ses fonctionnalités

Les capacités de votre nouvel outil de travail importent beaucoup. De fait, vous êtes sur le point de lui déléguer un certain nombre de tâches à accomplir pour le compte de votre entreprise.

Sachez que les différents logiciels de gestion de note de frais existants possèdent chacun leurs propres fonctionnalités. Vous devrez trouver parmi eux celui qui correspond le plus à vos besoins. Quoi qu’il en soit, il existe quelques services qu’ils proposent de manière générale. Sont comprises parmi ces fonctions :

  • la possibilité de prendre une facture en photo pour une saisie plus simple ;
  • une option qui facilite la validation des notes de frais par les managers ;
  • la classification des dépenses ;
  • l’automatisation du plafonnement de remboursement et autres éléments rattachés à la politique de notes de frais de la structure ;
  • la possibilité pour le salarié de réaliser une saisie directement depuis son espace personnel ;
  • une fonctionnalité autorisant le transfert instantané des informations à la comptabilité ;
  • la mise à disposition d’une application mobile aux utilisateurs ;
  • la détection des tentatives de fraudes…

Quel est le prix de votre solution de gestion de note de frais ?

Certaines des fonctionnalités citées ci-dessus sont accessibles sur des logiciels gratuits. Il est possible d’en trouver en ligne, ils sont nombreux. Cependant, vous devez savoir que ce choix vous procurera un outil aux facultés assez limitées. Rappelez-vous donc qu’il ne faut pas toujours privilégier les systèmes à moindre prix. L’essentiel est que les services auxquels vous accédez valent les dépenses. Malgré tout, assurez-vous que le logiciel de gestion de note de frais que vous adoptez entre dans le budget de votre entreprise. Certes, il faut considérer le côté qualité/prix, mais il n’est certainement pas question d’acquérir un système hors de prix.

La mobilité, un critère de choix important pour trouver son outil

Lorsque vous vous apprêtez à acquérir un bon logiciel de gestion de note de frais, prêtez attention à la mobilité. Vous avez effectivement besoin d’un système connecté et mobile. C’est le seul moyen que vous ayez pour que l’ensemble de votre entreprise soit en mesure de s’en servir, peu importe la localisation. Que ce soit les collaborateurs en déplacement, ou encore les managers qui restent dans les locaux. Il vous aidera à fluidifier les échanges des données entre vous et votre personnel. De plus, cela vous procurera la possibilité de les traiter en temps réel. La rapidité des opérations est cruciale en ce qui concerne les notes de frais.

Combien d’utilisateurs sont autorisés par votre logiciel de gestion de note de frais ?

La mobilité des données est importante, mais il vous faut aussi vérifier le nombre d’utilisateurs qui peuvent avoir accès au système. Vous ferez ce choix en fonction du total de collaborateurs avec qui vous travaillez. Le nombre et le prix ne sont bien entendu pas les mêmes pour tous les logiciels de gestion de note de frais. Certains peuvent proposer différents offres et tarifs qui augmentent en fonction du nombre de salariés.

Le logiciel de gestion de note de frais dispose-t-il d’une option de personnalisation ?

Vous savez qu’il vous faut choisir une solution de gestion de note de frais qui s’adapte à vos besoins. Ces derniers sont par ailleurs changeants et évoluent constamment. De ce fait, pensez à chercher un outil qui vous autorise à apporter des modifications au besoin. Un logiciel avec des options de personnalisation s’adaptera plus facilement à vos exigences et celles de votre équipe.

Par ailleurs, étant donné les progrès technologiques, il n’est pas impossible que vous utilisiez d’autres outils informatiques. Ces derniers sont très efficaces pour automatiser diverses tâches au sein de votre entreprise. Citons comme exemple les dispositifs de gestion de voyages d’affaires ou les cartes de paiement. Ainsi, vous devez également prendre en compte les applications que vous avez déjà en votre possession. Choisissez un logiciel de gestion de note de frais qui peut être intégré aux systèmes existants.

Critères additionnels pour adopter le bon logiciel de gestion de note de frais

Gardez en tête que la gestion des notes de frais nécessite un traitement fiscal et social. Pour cette raison, assurez-vous que le logiciel que vous envisagez de vous procurer est fiable. En particulier sur le plan juridique.

Pour finir, veillez à opter pour un logiciel de gestion de note de frais qui propose un bon service après-vente. Vous ne pouvez pas toujours prévoir les changements et les contraintes au sein de votre entreprise. Vous aurez besoin d’une équipe facilement joignable, capable de répondre à vos questions et vous conseiller en cas de soucis.

Dernière modification le 25 janvier 2022