Nos fiches juridiques +

Numérisation du courrier : qu’est-ce que c’est ? Quels avantages ? Comment en bénéficier ?

Lecture en 6mn     Romain Laventure    

Que ce soit pour une TPE, une PME, un grand groupe ou encore un travailleur indépendant, certaines tâches se révèlent chronophages et contraignantes. La gestion quotidienne du courrier de l’entreprise en fait partie. Pour vous épargner cette tâche et vous concentrer entièrement sur votre métier, la confier à un tiers comme une société de domiciliation constitue la solution idéale. Il s’agit aussi d’une excellente alternative si vous êtes fréquemment en déplacement ou êtes très occupé. Différents services sont généralement proposés dans le cadre de la gestion de courrier notamment la numérisation. En quoi consiste la numérisation du courrier ? Quels sont les avantages de ce service ? Comment en bénéficier ? Tour d’horizon sur tout ce qu’il y a à savoir sur ce type de prestation.

Numérisation du courrier : qu’est-ce que c’est ? Quels avantages ? Comment en bénéficier ?

Qu’est-ce que la numérisation du courrier ?

Entre les rendez-vous, la prospection de clients et la réalisation d’autres tâches importantes, les gérants d’entreprises et entrepreneurs individuels sont parfois débordés. Ils peuvent en outre être souvent absents, une situation pouvant mettre à mal la gestion de leur courrier.

Pour se faciliter la tâche, recourir à un service de gestion de courrier avec, notamment une offre de numérisation, est de mise. La numérisation du courrier consiste à scanner le courrier reçu quotidiennement à l’adresse de la société proposant ce service. Le courrier numérisé est ensuite envoyé par e-mail et/ou mis à la disposition sur le site Internet du domiciliataire, via l’espace client des entreprises domiciliées. Il faut préciser que tous les documents atterrissant dans la boîte postale du client peuvent être numérisés : lettres, contrats, dossiers, devis, bons de commande, chèques, factures, etc.

Quels sont les avantages de la numérisation du courrier ?

La numérisation du courrier constitue une opération relativement pratique pour les entreprises. Elle permet de profiter de divers avantages sur de nombreux points. 

  • Accès rapide et facile : l’un des plus grands avantages du service de numérisation repose sur l’accès au courrier de manière quotidienne. Le souscripteur du service peut le recevoir à tout moment, comme si le courrier était arrivé directement à son bureau ou à son domicile. Dès la réception des documents, les sociétés de domiciliation se chargent de leur identification. Le courrier est ouvert, mis à plat, trié, puis scanné. Les versions numérisées sont ensuite indexées et contrôlées. Les données sont ensuite envoyées, généralement sous format PDF, dans la boîte mail du client ou sur son espace client. Grâce à cette solution, les risques de passer à côté d’informations importantes sont réduits. 
  • Meilleure organisation : la dématérialisation facilite grandement le classement et le tri du courrier dans l’ordinateur. Le client n’a plus besoin de scanner les documents reçus. Ces derniers peuvent être stockés dans un espace virtuel grâce au Cloud. L’utilisateur peut ensuite y accéder facilement à n’importe quel moment et peu importe l’endroit, même lorsqu’il n’est pas à son bureau. Par ailleurs, ce service permet d’éviter de stocker d’innombrables documents papier. La numérisation du courrier permet ainsi de faciliter le quotidien de l’utilisateur en réduisant les charges et tâches administratives.
  • Échange d’informations plus fluide : une quantité importante de courrier en version papier est envoyée auprès des entreprises et autres institutions. Il peut s’agir de documents publicitaires ou relatifs à la gestion de la structure. Après triage, ces documents doivent ensuite être distribués aux services concernés. Cette opération physique est relativement fastidieuse, altérant la fluidité des échanges d’informations au sein de l’entreprise. Grâce à la numérisation, le courrier numérisé reçu par mail peut être transmis facilement aux personnes concernées. 
  • Sécurisation des documents : la numérisation du courrier constitue une solution sécurisée dans la mesure où les documents importants de l’entreprise sont parfaitement protégés. En effet, grâce à la conservation dans l’espace client dédié à l’entreprise, les risques de perte ou de vol sont réduits.
  • Gain de temps : la numérisation du courrier et l’automatisation de sa circulation permettent de profiter d’un gain de temps précieux. Ceux qui ont recours à ce service ont ainsi plus de temps à consacrer à des tâches beaucoup plus importantes. 
  • Avantages écologiques : pour les entreprises s’inscrivant dans une démarche « zéro papier » et prônant la préservation de l’environnement, la dématérialisation du courrier se révèle pratique. 

Comment bénéficier de la numérisation du courrier ?

MyKandbaz - Votre espace client
Découvrez MyKandbaz – Votre espace client

Chez Kandbaz, accédez à votre courrier 24h / 24 et 7j/7 avec votre espace client MyKandbaz !

En effet, en domiciliant votre entreprise dans l’un de nos centres et en souscrivant au service de numérisation de votre courrier, vous pourrez y accéder de n’importe où, sur votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur, d’un simple clic. Votre courrier est quotidiennement stocké, trié et scanné par nos opérateurs et accessible dès réception dans votre espace client. Organisez vos courriers par catégories, retrouvez en quelques secondes les courriers importants, pilotez votre courrier sans vous en soucier !

Alors qu’attendez-vous pour domicilier votre entreprise ?

Dernière modification le 23 mars 2021
Auteur

Par Romain Laventure

Diplômé d’un Master 2 en droit

En savoir plus

Domiciliez votre entreprise avec Kandbaz

Profitez du + large choix d'adresses de domiciliation à Paris et partout en France dès 19€

Devis gratuit