Assemblée générale mixte : En quoi ça consiste ?

Assemblée générale mixte : définition

Une assemblée générale mixte est une réunion pendant laquelle les décisions relevant de l’AG ordinaire et de l’AG extraordinaire sont prises simultanément.

Pour rappel, l’assemblée générale ordinaire (AGO) doit être organisée annuellement. Elle se tient dans le premier semestre qui suit la clôture de l’exercice comptable. C’est au cours de cette réunion que les associés ou les actionnaires valident les comptes de la société.

En ce qui concerne l’assemblée générale extraordinaire (AGE), elle est convoquée de façon exceptionnelle à la demande de la direction de l’entreprise ou d’un groupe d’associés. Cette réunion est organisée en vue de décider une résolution particulière conduisant à une modification statutaire.

L’assemblée générale mixte permet aux associés d’éviter de se réunir plusieurs fois. Ils peuvent ainsi aborder en une seule journée les sujets courants de l’entreprise et les éventuelles questions exceptionnelles. Bien que cette procédure ne soit pas prévue par la loi, elle est souvent utilisée en raison du gain de temps et de la simplicité qu’elle confère.

Le déroulement d’une assemblée générale mixte

L’organisation d’une assemblée générale mixte suit un processus en plusieurs étapes. Tout d’abord, il faut convoquer tous les actionnaires. Vient ensuite le vote des associés et la délibération relatifs à l’ordre du jour. L’assemblée se termine enfin sur l’établissement d’un procès-verbal qui récapitule l’ensemble des décisions prises.

La convocation à l’assemblée générale mixte

La convocation de tous les actionnaires est une étape obligatoire de l’assemblée générale mixte. Un manquement a pour effet la nullité de la tenue de l’AG. Elle a pour vocation de s’assurer que tout associé soit averti de l’existence de cette réunion. L’organe responsable des convocations des associés diffère selon la forme sociale de la société. Pour les SA, cette mission est confiée au conseil d’administration tandis que pour les SARL, elle est attribuée au gérant ou au commissaire aux comptes.

Le formalisme de la convocation à une AG mixte est similaire à ceux des assemblées classiques. Ainsi, il est possible de dresser la lettre de convocation avec un modèle de l’AG ordinaire. Elle doit contenir certaines mentions, notamment :

• la date et l’heure de l’assemblée ;
• le lieu de réunion ;
• l’ordre du jour
• les documents utiles à la prise de décision.

Une fois la convocation rédigée, il reste à l’envoyer par lettre recommandée ou par voie électronique.

À savoir que le dirigeant est tenu de respecter un délai pour convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Ceci est de 15 jours pour une première AGO et de 21 jours pour une AGE. En revanche, aucun délai n’est requis pour une AG mixte étant donné qu’elle n’est pas encadrée par la loi. Néanmoins, il s’avère nécessaire d’accorder un certain temps aux associés pour leur permettre de consulter préalablement les documents indispensables à la prise de décision.

La tenue de l’AG mixte

En principe, les réunions d’assemblées générales mixtes ont lieu en présentiel. Toutefois, les associés peuvent prévoir dans les statuts le recours à la visioconférence ou autre moyen de télécommunication électronique. La loi a d’ailleurs autorisé l’AG dématérialisée suite à la crise sanitaire du Covid et les mesures de distanciation sociale que la pandémie implique. Mais, quelle que soit la forme de réunion choisie, elle doit permettre d’identifier facilement les participants. Dans le cas d’une AG mixte en présentiel, le gérant doit rédiger une feuille de présence indiquant :

• le nom et prénom des associés ;
• le nombre de parts sociales ou d’actions que le membre possède ;
• le nombre de voix associé à la part sociale.

Les votes et la délibération

L’organisateur a pour mission de contrôler le droit de vote de chaque participant à l’assemblée générale mixte. De même, il est tenu de respecter une règle de majorité qui varie selon que la décision relève d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Il doit également se référer aux règles de quorum.

À titre de rappel, une assemblée générale ordinale prend la décision à la majorité simple. Une assemblée générale extraordinaire, quant à elle, décide à la majorité des deux tiers.

Ces règles peuvent changer en fonction de la forme juridique de la société et les stipulations dans les statuts.

À savoir que pour délibérer sur des sujets déterminants lors d’une AG mixte, il est important d’atteindre le quorum prévu lors des AGO et AGE. Les règles du quorum s’appliquent aussi bien pour l’AG mixte d’une SAS, d’une SARL ou tout autre type de société.

Quelques mots sur le vote électronique

S’il est possible de procéder à une AG mixte par visioconférence pour participer aux discussions, les actionnaires peuvent également procéder au vote électronique. Toutefois, le vote en ligne n’est autorisé que si l’entreprise dispose d’un moyen d’identification des participants fiable garantissant le lien entre le bulletin de vote et la signature du votant.

Le procès-verbal

Les résolutions prises lors de l’assemblée générale mixte sont à constater dans un procès-verbal. Rédigé par le représentant légal de la société ou les organes exécutifs, ce document atteste la conformité du processus de prise de décision. Ce qui permet de prévenir les éventuels litiges ultérieurs. Il doit être édité peu de temps après la séance pour ne pas remettre en question les décisions prises. De même, il doit comporter plusieurs mentions dont :

• la dénomination sociale de la société ;
• la forme juridique ;
• le capital ;
• le siège social ;
• la date et le lieu de la réunion ;
• l’ordre du jour ;
• la liste des personnes présentes ;
• les documents remis aux associés ;
• les sujets remis au débat ;
• le résultat des votes pour chaque résolution ;
• la signature de l’organe exécutif.

Par ailleurs, le procès-verbal doit bien distinguer les décisions qui relèvent de l’AGO et celles inhérentes à l’AGE. Pour cela, il est préférable de tenir chaque assemblée à la suite pour éviter les confusions.