Procès-verbal d’AG : Que doit il contenir ?

Contenus d’un procès-verbal d’AG : les mentions obligatoires

Parce que la validité du procès-verbal dépend des éléments qu’il comporte, il est important de prêter attention à ces derniers points. Le document doit effectivement pouvoir relater le déroulement de la réunion ainsi que les décisions prises à la fin de la session. Dans ce sens, voici les incontournables à mentionner dans votre compte rendu pour que les résolutions deviennent légitimes auprès de la loi. Notamment auprès du greffe du tribunal.

Dans l’entête

Vous êtes conviés à inscrire ici tous les renseignements qui permettent d’identifier votre entreprise. À savoir :

• la dénomination sociale ;
• le régime juridique ;
• le montant du capital social ;
• l’adresse du siège social ;
• le numéro SIREN accompagné des inscriptions RCS ainsi que la ville du greffe d’immatriculation.

En outre, d’autres éléments doivent y figurer. Entre autres la nature de l’audience. S’agit-il une d’une session extraordinaire, ordinaire ou bien mixte ? Cette information est suivie de la date et du lieu de la réunion.

Puis, l’identité de tous les associés présents doit également y être mentionnée. C’est effectivement essentiel, et ce, qu’ils aient directement participé ou qu’ils aient échangé avec les autres à l’aide d’un outil de télécommunication. Cela s’applique également aux sociétaires représentés ou absents. En somme, vous devez établir la liste complète des membres du conseil. Vous êtes d’ailleurs dans l’obligation d’inclure dans le document les parts sociales que tous les actionnaires possèdent dans l’organisme. Sans oublier le(s) nom(s) et prénom(s) du président de l’AG.

Dans le corps du procès-verbal

Cette section rapporte toutes les informations qui concernent les grandes lignes de l’assemblée.

• L’ordre du jour.
• Le bilan explicite, neutre et concis des sujets abordés et des débats effectués lors de l’AG.
• L’ensemble des documents exposés et soumis pendant l’AG.
• Les résolutions issues de la réunion et à la fois celles qui n’ont pas été adoptées.
• Le résultat détaillé des votes (blancs, nuls, etc.).
• Les problèmes ou les perturbations rencontrés durant le déroulement de la réunion.
• L’heure de la levée de séance.
• Le nom, la qualité ainsi que la signature du dirigeant de l’entreprise avec celui d’un autre administrateur.

À noter que le résumé factuel des débats mentionnés fait référence :

• au discours du président de session ;
• aux interventions orales et écrites de toute nature ;
• aux réponses fournies lors de la session ;
• aux observations que les actionnaires souhaitent ajouter dans le PV.

Dans l’annexe

L’annexe vise à compléter et à authentifier les informations mentionnées dans l’entête et le corps du PV. Elle fournit ainsi :

• la convocation de la réunion ;
• le répertoire des membres ayant reçu une convocation ;
• la feuille de présence émargée par les actionnaires ;
• les procurations des membres représentés ;
• l’extrait ou la copie des documents soumis lors de l’AG.

Des informations différentes selon la forme juridique

De manière générale, le procès-verbal d’AG comporte les mêmes éléments. Toutefois, il existe des nuances en fonction du régime juridique de votre société. De ce fait, le contenu du PV varie d’une entreprise à un autre.

Le cas des SA et SAS

Pour les Sociétés par Action Simplifiée (SAS) et les Sociétés Anonymes (SA), les contenus cités ci-dessus doivent être complétés par le mode de convocation. Ils sont aussi invités à insérer dans le compte rendu la composition du bureau. En d’autres termes :

• l’identité du président ;
• le nom et prénom du secrétaire de séance ;
• l’identité des deux scrutateurs.

Ensuite, il faut énoncer le nombre d’actionnaires qui participent aux votes ainsi que la majorité atteinte par rapport aux scrutins. Finalement, la dernière information consiste à relever toutes les difficultés techniques et les incidents qui se sont manifestés lors de l’AG. Le remplissage du document se terminera par l’apposition de signature effectuée par chaque membre du conseil du bureau.

Pour les SARL

À l’instar des cas des SA et des SAS, les SARL sont également dans l’obligation de rapporter les doléances techniques survenues lors du déroulement de l’assemblée. Hormis ce point, le procès-verbal des Sociétés à Responsabilités Limitées requiert deux informations en plus. Il s’agit d’une part de la qualité du président de l’AG et d’autre part du nombre de parts sociales des associés. Autrement dit, les membres du conseil de l’entreprise.

Qu’en est-il du contenu du PV des SNC ?

Concernant les Sociétés en Nom Collectif, voici les indispensables à inclure dans leur procès-verbal.

• La date et le lieu de l’assemblée.
• Le bilan des échanges accomplis.
• L’inventaire des associés présents si les statuts l’autorisent.
• Les décisions prises lors de l’audience.

Les mentions dans le procès-verbal d’assemblée générale sont donc à peu près les mêmes. Le plus important lors de la rédaction de celui-ci, c’est la neutralité et l’objectivité dont vous faites preuve. Le rapport doit en effet demeurer fidèle à la séance et aucune analyse ni avis personnel ne doit être inclus. Afin de faciliter votre travail, il est possible d’opter pour les différents modèles proposés par les sites en ligne. De fait, ils servent uniquement de base, mais restent tout à fait modifiables en fonction du contexte.

Néanmoins, sachez qu’outre le contenu du PV d’AG, il existe d’autres aspects à prendre en compte. Citons les personnes habilitées à le rédiger, les corrections autorisées ainsi que les signataires. En outre, la communication et l’archivage semblent tout aussi importants. Là encore, les formalités et les règles peuvent changer d’un statut juridique à un autre.