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Quels sont les équipements indispensables dans une salle de réunion ?

Lecture en 7mn     Romain Laventure    

Pour une entreprise, la salle de réunion est là où les idées fusent et s’échangent, là où les nouveaux projets voient le jour, là où les contrats se signent… Elle représente donc une pièce capitale dans les locaux professionnels. De ce fait, il est important qu’elle soit aménagée et équipée comme il se doit. Et ce, afin que les occupants s’y sentent à l’aise et trouvent toutes les commodités nécessaires au bon déroulement de la conférence… Ainsi, voici les équipements indispensables dans une salle de réunion. Et ce, afin que la bonne humeur et la productivité soient au rendez-vous chez tous les collaborateurs.

Quels sont les équipements indispensables dans une salle de réunion ?

Les équipements de base d’une salle de réunion

Votre salle de réunion doit absolument disposer des éléments classiques suivants si vous souhaitez mener à bien le brainstorming de votre équipe ou la présentation d’un projet avec des clients.

Mobilier

Il faut choisir les mobiliers avec soin, selon la forme et la taille de la salle. La grande table de réunion fixe reste la plus commune, car elle apporte plus de convivialité. Néanmoins, il existe également des mobiliers modulables, plus ergonomiques, que vous pourrez aménager à votre guise (en U, en V, en rond, en tables individuelles, etc.). Concernant les chaises, celles présentant une assise et un dossier confortables seront à privilégier.

Connexion internet

Il est de nos jours impensable qu’une salle de réunion soit aménagée sans connexion internet. Internet sert à justifier les propos avancés, à vérifier des données, à rechercher des idées, etc. L’animateur et l’audience en ont donc tous les deux besoin. Et tous les occupants de la salle peuvent accéder à la toile via leur smartphone ou bien leur ordinateur portable via le câble ou la Wifi.

Vidéoprojecteur et écran de projection

Ces deux équipements constituent les principaux supports visuels pour l’assistance. Ils servent à illustrer les présentations et sont souvent équipés de télécommandes pour un contrôle à distance de l’écran.

Cependant, notez qu’il existe aujourd’hui une alternative plus moderne de ces matériels : l’écran tactile, une sorte de tablette géante. Il est un peu plus onéreux, mais facilite grandement la vie du présentateur. Ce dispositif vient également remplacer les traditionnels tableaux blancs et marqueurs.

Pieuvre téléphonique

Ce dispositif est indispensable lors des réunions avec des personnes à distance. La pieuvre téléphonique permet en effet d’appeler plusieurs interlocuteurs et possède un haut-parleur puissant qui permet à toute l’équipe d’entendre les échanges. Par ailleurs, chacun peut émettre son avis aux personnes au bout du fil, grâce à des micros répartis autour de l’appareil.

Prises électriques multiples

Tous les éléments cités précédemment nécessitent une alimentation électrique pour pouvoir fonctionner. Toutefois, le nombre de prises électriques dans la salle de réunion ne doit pas se limiter uniquement au nombre des équipements de base. Les ordinateurs portables et les smartphones des membres de l’équipe ont également besoin d’électricité. D’où la nécessité de prises multiples réparties dans toute la pièce.

Les éléments facultatifs pour rendre la salle plus agréable

Pour transformer votre salle de réunion en une pièce plus dynamique avec plus de commodités, vous pouvez l’aménager avec les éléments suivants.

Machine à café

Lors des longues conférences, nombreux ont tendance à perdre leur concentration et à somnoler. Pour stimuler les membres de votre équipe, offrez-leur donc l’accès à une machine à café ! En s’y rendant lors des temps de pause, les participants pourront profiter de moments chaleureux autour de la machine.

Machine à eau

Avec des prises de paroles régulières, il n’est pas rare de trouver des bouteilles d’eau sur les tables de réunion, pour permettre aux conférenciers de se désaltérer. L’alternative plus moderne et plus écologique aux bouteilles est alors la machine à eau qui donne à chaque membre de l’équipe l’occasion de se servir et se resservir selon ses besoins.

Télévision

La télévision est la solution si vous ne pouvez pas vous permettre un écran tactile. Grâce au système HDMI, vous pouvez combiner son utilisation avec un ordinateur potable et remplacer l’écran de projection.

Crochets et patère

L’ergonomie est indispensable dans la salle de réunion. Si tous les membres de l’assistance viennent avec leur ordinateur portable, leur sac ou leur mallette, leurs dossiers ou encore leur manteau… Imaginez l’espace qui sera occupé inutilement sur la table. Avec des crochets et des patères, les participants pourront se débarrasser de leur sac et de leur manteau et être alors plus libres sur les bureaux.

Éléments de décoration

La décoration permettra de rendre votre salle de réunion plus dynamique et propice à la bonne humeur. Une kyrielle de solutions se présentent à vous :

  • Tableau décoratif
  • Posters représentant les valeurs de l’entreprise
  • Mur recouvert de papier peint
  • Plantes d’intérieur pour apporter un côté plus vivant
  • Diffuseur d’huile essentielle pour rendre l’atmosphère plus agréable
  • Etc.

Ce ne sont pratiquement pas les options qui manquent. L’imagination et vos talents de décorateur d’intérieur seront vos seules limites. Et notez bien qu’une pièce décorée avec soin permet de booster la motivation des membres de l’équipe.

Quelques conseils pour bien aménager votre salle de réunion

Avant de choisir les équipements pour votre salle de réunion, pensez d’abord à bien choisir la pièce qui lui sera dédiée. Le lieu doit être lumineux, exposé à moins de bruits possibles ou encore se trouver à proximité des sanitaires.

Ensuite, les matériels à aménager dépendront de la taille de la pièce. En effet, à quoi bon installer tous les éléments cités précédemment si la surface de la pièce n’est composée que de quelques mètres carrés ?

Quoi qu’il en soit, ce qui est sûr, c’est qu’une salle de réunion n’a plus aujourd’hui l’image d’une pièce stricte et formelle. Vous pouvez l’aménager en la personnalisant entièrement à l’image de votre entreprise et en rajoutant une petite touche d’originalité. Vous pouvez même casser les codes des équipements de base et opter pour des mobiliers ludiques et atypiques, par exemple. Cela est notamment le cas dans les salles de réunion des agences de communication qui doivent réveiller l’imagination des créatifs.

En somme, en plus des équipements de base indispensables, ne négligez pas la décoration de votre salle de réunion pour motiver votre équipe. D’autant plus que les espaces de conférence bien décorés répondent parfaitement aux standards du moment.

Dernière modification le 27 mai 2021
Auteur

Par Romain Laventure

Diplômé d’un Master 2 en droit

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