A quoi sert la déclaration social nominative (DSN) ?

Déclaration sociale nominative (DSN) : quelle est la définition ? Qui en sont concernés ?

La déclaration nominative sociale ou DSN est une déclaration mensuelle obligatoire qui se réalise en ligne, notamment à partir du logiciel de paie. Elle fait figurer deux types d’informations, à savoir : les données concernant la paie de chacun des salariés et les évènements relatifs aux périodes d’activité du salarié qui ont impacté la fiche de paie. Ces derniers peuvent s’agir d’un arrêt maladie, d’un congé de maternité, d’un accident de travail, d’une fin de contrat, etc.

La DSN concerne toutes les entreprises employant des salariés dans le secteur privé, et ce, qu’elles relèvent du régime général ou du régime agricole. Toutefois, il existe quelques exceptions. Les professionnels suivants ne sont d’ailleurs pas tenus de remplir cette déclaration :

• Les particuliers employeurs,
• Les sociétés basées dans certaines zones géographiques comme Mayotte et Monaco,
• Les employeurs qui emploient des populations hors périmètre DSN (dockers, marins-pêcheurs, etc.),
• Les employeurs qui ne peuvent pas transmettre toutes les données des organismes complémentaires (OC) dans la DSN,
• Les auto-entrepreneurs et les travailleurs indépendants.

Il est à noter que la DSN doit être produite par numéro de Siret, c’est-à-dire l’identification d’un établissement, et non par numéro Siren, qui lui est une identification d’une entreprise. En ce sens, le nombre de DSN effectuée doit être égal au nombre d’établissements que possède une entreprise.

L’utilité de la déclaration sociale nominative

Destinée aux différents organismes sociaux, la déclaration sociale nominative sert à informer ces derniers des données relatives aux salariés des entreprises concernés, notamment leurs activités et leurs rémunérations. Lesdits organismes sociaux sont le Pôle emploi, l’URSSAF, la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), les organismes de protection sociale complémentaire, les CAF, l’INSEE, le service des impôts, etc.

Mais la DSN permet aussi de calculer et de régler l’ensemble des cotisations sociales que les entreprises doivent à ces organismes.

Compte tenu de ses utilités, la déclaration sociale nominative remplace alors la transmission de certaines autres déclarations évènementielles ou périodiques ainsi que certaines formalités administratives. Elle se substitue entre autres à :

• La DADS-U ou déclaration annuelle des données sociales unifiée,
• La DOETH ou déclaration obligatoire d’emploi de travailleurs handicapés,
• La DMMO ou déclaration de mouvement de main d’œuvre,
• La déclaration trimestrielle des salaires (DTS) pour le secteur agricole,
• L’attestation destinée à Pôle emploi pour un salarié en fin de contrat,
• Le bordereau de cotisation à envoyer à L’Urssaf,
• etc.

Les démarches pour réaliser la déclaration sociale nominative

Comme indiqué plus haut, la déclaration sociale nominative s’effectue entièrement en ligne. Pour cela, l’entreprise concernée doit être préalablement inscrite sur le site internet net-entreprises.fr, si elle relève du régime général et sur le site de MSA (mutualité sociale agricole) pour celle sous le régime agricole.

Cette opération nécessite l’utilisation d’un logiciel de paie compatible à la DSN. Effectivement, c’est celui-ci qui convertit les données indiquées sur le bulletin de salaire en données DSN. Dans le cas où l’entreprise ne possède pas un logiciel de paie, elle peut recourir à d’autres services tels que le titre emploi service entreprise (TESE), Izilio, ou Chèque emploi associatif (CEA) selon son régime et son domaine.

Qui peut procéder à la déclaration ?

La déclaration sociale nominative peut être réalisée par :

• L’employeur lui-même en se servant de son logiciel de paie ou une alternative équivalente,
• Un expert-comptable ou le service des ressources humaines de la société.

Il s’avère également possible de combiner ces deux options. Dans ce cas de figure, l’employeur assure une partie de la déclaration sociale nominative et un tiers s’occupe du reste.

Quand transmettre la DSN ?

La déclaration sociale nominative se fait tous les mois. Plus précisément, elle doit être accomplie avant le 5 du mois si l’entreprise emploie au moins 50 salariés et que ces derniers reçoivent leurs salaires au cours du même mois que la période de travail. Pour les restes, elles se trouvent dans l’obligation d’effectuer la déclaration avant le 15 du mois.

Après le dépôt de la DSN, la société émettrice aura droit à des retours. Les organismes sociaux indiqueront entre autres si le document est conforme aux normes ou doit subir quelques modifications pour être validé. Si tel est le cas, ils transmettront un compte-rendu des anomalies, appelé compte-rendu métier ou CRM, via l’outil baptisé « Suivi DSN » mis en place par l’URSSAF sur le tableau de bord. L’entreprise pourra ainsi produire une déclaration sociale nominative en bonne et due forme en suivant les conseils indiqués. Elle dispose d’un délai d’un mois pour achever la rectification.

Quelles sanctions s’appliquent en cas de défaut de déclaration ?

La non-transmission de la déclaration sociale nominative donne lieu à une pénalité d’un montant de 18,33 euros par salarié. En cas de retard, ce montant peut grimper à 55 euros par salarié et par mois de retard (ou par fraction de mois de retard). La pénalité ne peut pas excéder 5 499 euros par entreprise par an si le retard est inférieur ou égal à 5 jours. Notez toutefois qu’il est possible de faire annuler les pénalités de retard. Pour ce faire, la société concernée doit remplir quatre conditions qui sont les suivantes :

• Aucune infraction n’est commise au cours des 24 derniers mois.
• Le montant total des pénalités ne dépasse pas 3 666 €
• Toutes les cotisations sont réglées.
• La DSN est transmise.