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Quels sont les document comptables obligatoires pour une SAS

Lecture en 7mn     Romain Laventure    

Bien que plus souples, les obligations liées à la comptabilité d’une SAS ou Société par actions simplifiée restent strictes. Plus précisément, celle-ci doit établir les documents comptables obligatoires que sont les livres comptables et les comptes annuels. En quoi sont-ils nécessaires à l’entreprise ? Que contiennent ces documents ? Les réponses.

Quels sont les document comptables obligatoires pour une SAS

Les obligations légales d’une SAS en matière de comptabilité

La gestion de la comptabilité en SAS est encadrée par la loi et inclut un certain nombre de processus, outre l’élaboration de différents documents comptables.

La tenue d’une comptabilité régulière

La loi impose aux entreprises soumises à ce régime juridique la sincérité et la régularité de leurs comptes. Pour ce faire, une SAS doit :

  • Émettre des factures conformes à la réglementation en vigueur ;
  • Enregistrer de manière chronologique les transactions qui affectent son patrimoine ;
  • Réaliser un inventaire au moins une fois par an pour contrôler les actifs et les passifs de la société ;
  • Élaborer des comptes annuels sur la base des enregistrements comptables et de l’inventaire lors de la clôture d’un exercice ;
  • Conserver les pièces justificatives et les documents comptables pendant un délai de 10 ans.

Les micros SAS bénéficient cependant d’un régime comptable simplifié. Sont considérées comme telle, toutes entreprises qui figurent en dessous de deux des seuils ci-après :

  • Un chiffre d’affaires hors taxe (HT) inférieur ou égal à 700 000 euros ;
  • Un effectif de salariés inférieur ou égal à 10 ;
  • Un total de bilan inférieur ou égal à 350 000 euros.

Par ailleurs, en tant que société commerciale, une SAS doit valider et enregistrer ses comptes auprès du greffe du Tribunal de commerce.

La désignation d’un commissaire aux comptes

Toutes SAS qui possèdent un chiffre d’affaires HT supérieur à 2 000 000 euros et un nombre de salariés supérieur à 20, ou un total de bilan supérieur à 1 000 000 euros sont tenues de nommer un commissaire aux comptes. Cette nomination est également valable dans le cas où un ou plusieurs associés de la SAS détenant 10 % du capital la requièrent.

Le recours à un commissaire aux comptes constitue aussi une obligation pour une SAS qui contrôle une entreprise ou qui est contrôlée par une autre entreprise. Pour rappel, cet acteur est chargé par la loi d’examiner les comptes annuels ainsi que l’équité entre les actionnaires.

Les livres comptables obligatoires pour une SAS

Afin de respecter ses obligations concernant la tenue régulière de la comptabilité, la SAS doit réaliser deux livres comptables.

Le livre-journal

Ce document, aussi appelé journal général, est obligatoire à toute entreprise, quel qu’en soit le statut juridique. Le livre-journal est destiné à l’inscription de tous les mouvements de débits et de crédits. En d’autres termes, il renferme les recettes, les dépenses et toutes les opérations financières d’une SAS. Ces informations sont comptabilisées par ordre chronologique et classifiées suivant le plan comptable général. Les pièces justificatives sont enregistrées une à une et au jour le jour.

Le livre-journal doit contenir les mentions obligatoires telles que :

  • La date de la transaction,
  • Le numéro de compte à débiter ou à créditer,
  • Le numéro de la pièce comptable,
  • Le libellé de l’opération comptable,
  • Le montant du débit ou du crédit relatif à la transaction.

Le grand livre

Il retranscrit les écritures dans le livre-journal par numéro de compte et dans un ordre croissant. Les opérations sont, quant à elles, retenues par ordre chronologique. L’utilité principale du grand livre est l’évaluation du solde initial et du solde final de l’exercice. Par ailleurs, il permet de vérifier en détail les opérations d’un compte (origine, montant…) et d’expliquer la liaison de certains mouvements. Ceci est nécessaire notamment pour corriger d’éventuelles erreurs.

Le livre d’inventaire

Bien que supprimé de la liste des livres comptables obligatoires pour les exercices ouverts au 1er janvier 2016, le livre d’inventaire conserve un certain intérêt. Il contient des informations telles que les immobilisations corporelles et incorporelles, les stocks, les créances clients, les dettes fournisseurs, etc.

Dressé une fois par an ou plus selon les besoins de l’entreprise, ce document comptable permet de répertorier les actifs et les passifs de la SAS à un instant T. Il est essentiel pour estimer la valeur des stocks et l’évolution de celle-ci. Il s’agit donc d’un outil essentiel pour la gestion des stocks et pour l’étude de la rentabilité.

Comptes annuels d’une SAS : les documents obligatoires

La SAS est tenue d’éditer les comptes annuels en fin d’exercice comptable. Ils se composent de trois documents comptables bien distincts.

Le bilan comptable

Il représente le patrimoine de la SAS au moment précis de la clôture des comptes. Ce document comptable tient compte de l’actif et du passif et permet :

  • D’estimer ce que la société possède et ce qu’elle doit,
  • D’analyser l’équilibre financier de la structure,
  • De calculer les taxes et les impôts auxquels l’entreprise est redevable,
  • De définir la solvabilité de l’entreprise.

Élément de gestion et de décision financières, le bilan comptable regroupe toutes les créances et la trésorerie, ainsi que les capitaux propres et les dettes.

Le compte de résultat

Émis sur la base des charges et des produits, ce document comptable fournit le résultat net de l’exercice. Dans ce sens, il indique la performance et la rentabilité de la SAS. Le compte de résultat comporte généralement les informations telles que :

  • Le chiffre d’affaires,
  • Les charges externes ou les frais généraux,
  •  Les charges liées au personnel,
  • Les charges financières,
  • Les charges exceptionnelles,
  • Les dotations aux amortissements.

En outre, cet état financier renseigne à l’administration fiscale le bénéfice réalisé par la société et au dirigeant d’entreprise si sa structure est bénéficiaire ou déficitaire.

L’annexe légale

Partie intégrante des comptes annuels et du bilan comptable, l’annexe éclaircit les écritures comptabilisées sur ces deux documents. Cette écriture comptable peut prendre la forme d’annexe comptable classique, d’annexe comptable simplifiée ou d’annexe comptable abrégée. Elle doit contenir les informations liées aux mouvements qui influencent les comptes de l’entreprise. Celles-ci se déclinent en deux types :

  • Les informations obligatoires qui apportent des précisions sur les éléments du bilan comptable et des comptes annuels ;
  • Les informations d’importance significatives pour une meilleure compréhension de l’annexe elle-même.

Il est à noter que les micros SAS sont dispensées de l’annexe légale.

Dernière modification le 9 janvier 2023
Auteur

Par Romain Laventure

Secrétaire Général de Kandbaz, en charge du pôle juridique, Administrateur du Synaphe (syndicat professionnel de l’hébergement d’entreprise)

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