Saisie comptable : comment la faire et qui peut la faire ?

En quoi la saisie comptable est-elle indispensable ?

La tenue d’une comptabilité constitue une obligation légale pour certains statuts juridiques et régimes fiscaux d’entreprise. En effet, si un auto-entrepreneur menant une activité commerciale doit seulement établir un livre des recettes et un livre des achats, une société commerciale, quant à elle doit se conformer à des règles strictes en matière de comptabilité.

Outre le respect du cadre réglementaire, la saisie comptable permet d’enregistrer les mouvements financiers liés à l’activité de l’entreprise. Elle précède l’établissement les différents états comptables qui sont des éléments de suivi et de décision par rapport aux finances d’une entreprise.

Qui peut effectuer la saisie comptable en entreprise ?

Aucune réglementation n’encadre le choix de la personne chargée de la saisie comptable. Elle doit néanmoins disposer de connaissances en comptabilité pour garantir l’authenticité des écritures comptables de l’entreprise. Sont alors à même d’exécuter une telle tâche les personnes suivantes.

Le dirigeant d’entreprise

Il est fréquent dans le cas d’une TPE ou d’une micro-entreprise que le dirigeant lui-même s’occupe de la saisie comptable. Ces formes d’entreprises réalisent peu d’opérations, ce qui rend la tâche peu complexe. Cependant, il faut analyser le temps engagé dans ce travail afin de savoir s’il est mieux de le faire ou de le déléguer.

Le comptable salarié

Le chef d’entreprise peut opter pour le recrutement d’un comptable en interne qui prendra en main toutes les tâches relatives à la comptabilité, y compris la saisie comptable. En plus des savoir-faire dans ce domaine, celui-ci doit maîtriser les outils comptables de l’entreprise (logiciel, plateforme, etc.).

L’expert-comptable en externe

Il s’agit d’une autre possibilité qui consiste à externaliser la comptabilité entière de l’entreprise. L’expert-comptable est le collaborateur adéquat lorsque la saisie comptable et la gestion des comptes concernent une quantité importante de données. Ce prestataire doit se conformer à des réglementations strictes pour pouvoir exercer une telle activité. Il doit remplir les conditions suivantes :

• Détenir un diplôme d’expertise comptable
• Être inscrit à l’Ordre des experts-comptables
• Être présent dans l’annuaire des experts-comptables.

La saisie comptable constitue une tâche relativement facile. Toutefois, la maîtrise des principes comptables est obligatoire pour pouvoir mener à bien cette opération.

Comment réaliser une saisie comptable ?

Les pièces comptables générées par l’entreprise, ainsi que celle provenant des tiers doivent être enregistrées dans un journal. Pour ce faire, il est possible de procéder à une saisie manuelle ou à une saisie informatisée des données. Quelle que soit la méthode choisie, cette opération se décompose comme suit.

La collecte des pièces comptables

Les documents à comptabiliser sont les factures de vente, les factures d’achats, les relevés bancaires, les journaux de paie, les déclarations de TVA, les avis d’impôts et taxes, etc. Il s’agit des pièces utiles pour justifier chaque montant inscrit dans une écriture comptable. L’administration fiscale, le dirigeant d’entreprise ou certains collaborateurs comme l’expert-comptable peuvent les consulter dans le cadre d’un contrôle.

Les factures d’avoir font également partie des documents à enregistrer lors de saisies comptables. Elles représentent une reconnaissance de dette envers le client ayant pour but :

• Soit de rectifier une facture de doit erronée
• Soit de constater un geste commercial comme une remise en cas de retard de livraison
• Soit d’annuler une facture de doit suite à un retour de marchandises.

Par contre, certaines pièces comme les bons de livraison et les devis ne doivent être considérées au cours d’une saisie comptable. Leur conservation durant un certain délai reste cependant obligatoire.

L’établissement du journal

Récapitulant toutes les transactions qui affectent le patrimoine de l’entreprise, le journal est le document issu de la saisie comptable. L’enregistrement des pièces, quelle que soit leur nature, peut s’effectuer sur un journal unique ou journal centralisateur. Les ventes, les achats, les opérations de caisse et de banque figurent alors sur un même journal.

Pour des raisons pratiques, la majorité des entreprises optent pour l’utilisation de journaux auxiliaires afin de distinguer les différentes opérations. Cette méthode consiste à regrouper :

• Les ventes de produits finis, les ventes de marchandises, les prestations de service dans le journal des ventes
• Les achats de matières premières, les achats de marchandises, certains frais généraux dans le journal des achats
• Les opérations commerciales générées par une caisse enregistreuse dans le journal de caisse
• Les mouvements sur le compte bancaire de l’entreprise dans le journal de banque
• Les amortissements, la TVA, la paie dans le journal des opérations diverses (OD).

La saisie des éléments de l’écriture comptable

Le responsable de la gestion de comptabilité doit réaliser la saisie comptable de façon quotidienne. Une écriture comptable enregistrée dans le journal doit comprendre les informations ci-après :

• La date de la transaction à comptabiliser
• Le numéro des comptes débités ou crédités
• Le numéro de la pièce comptable
• Le libellé de l’écriture comptable
• Le montant du débit ou du crédit lié à la transaction.

Pour connaître le numéro et le libellé attribués à chaque compte, il faut se référer au Plan comptable général. Aussi, il est à préciser que le montant hors-taxe (HT), le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC) doivent toujours être repérés en saisie comptable.

Par ailleurs, pour inscrire les données comptables dans le journal, les principes comptables de base à respecter sont :

• Chaque écriture comptable doit correspondre à une pièce justificative numérotée
• La saisie comptable des opérations suit un ordre chronologique ;
• L’enregistrement des montants en partie double : les colonnes débit et crédit doivent s’équilibrer ;
• L’écriture inverse suivie d’une nouvelle écriture, si besoin, pour annuler un enregistrement.

Il n’existe aucune règle quant à la présentation d’un journal. Cependant, il convient de le dresser sous forme de tableau afin de faciliter sa lecture et son remplissage. En outre, ce document comptable ne doit contenir ni blancs ni ratures.