En quoi consiste précisément un séminaire ?

Qu’est-ce qu’au juste un séminaire ?

Il est impossible que vous n’en ayez jamais entendu parler. Les séminaires sont des réunions de diffusion, des événements organisés pour permettre à des personnes compétentes d’approfondir un thème précis. L’objectif est de créer un espace dédié à l’échange et à la réflexion commune, ouvert aux professionnels comme aux passionnés. L’idée de base d’un séminaire est qu’il y ai des interventions à débattre, préparées par les invités qui sont amenés à élaborer des contributions à exposer au public. Mais attention à ne pas le confondre avec d’autres types de conférences :

• universitaire ;
• ecclésiastique.

Dans le premier cas, il s’agit de cours de spécialisation au sein d’un cursus universitaire spécifique, dans le second d’un institut religieux dans lequel les aspirants au sacerdoce sont formés et éduqués.

Comment se déroule un séminaire ?

Le séminaire est un événement d’information, une sorte de cours alternatifs durant lesquels des professionnels, experts d’un sujet précis, présentent leur point de vue ou partagent leurs découvertes sur un sujet donné.

Les réunions durent en moyenne quelques heures, peuvent être divisées en plusieurs parties et peuvent être répétées sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Le thème définit sa durée, de même que les interventions sont définies selon le programme général. Si le séminaire dure du matin au soir, des pauses adaptées sont prévues en milieu de matinée et en milieu d’après-midi, en plus de la pause déjeuner. Pour y participer, il faut généralement réserver par téléphone ou par mail, parfois en versant un acompte.

Les 5 étapes nécessaires pour organiser un séminaire

Que vous deviez participer ou que ce soit à vous d’en organiser un, nous vous communiquons ici quelques conseils pratiques.

Choisissez le thème

La première étape pour bien organiser un séminaire est d’établir le thème de l’événement. Le thème est le noyau central du séminaire et une fois établi, vous pouvez rechercher les intervenants à inviter et imaginer un ordre possible des interventions. Nous vous conseillons de ne rien prendre pour acquis et de prévenir les intervenants bien en amont pour minimiser les risques de mauvaises surprises ou d’absences de dernière minute injustifiées.

Emplacement

Une fois le thème défini, vous devrez trouver un lieu adapté au nombre d’invitations attendues. Une grande salle avec une scène sera certainement utile pour que les intervenants soient visibles pour vous. Les hôtels garantissent des chambres adaptées et des services supplémentaires.

Équipement

Généralement, les lieux aménagés pour accueillir ce type d’événement mettent à disposition le matériel nécessaire. S’ils ne sont pas disponibles, ne désespérez pas, il vous faut :

• des micros ;
• un vidéoprojecteur ;
• un système audio adapté.

Il n’y a là rien qu’on ne puisse trouver ailleurs.

Ordre du jour

Document fondamental d’importance, à préparer avec soin et à distribuer à toutes les personnes qui y prendront part, l’ordre du jour doit contenir toutes les informations principales. Il doit signaler les heures de début et de fin des travaux, y compris l’ordre et le temps autorisés aux interventions. Si celles-ci devaient durer plus de deux heures, insérez des pauses. Envisagez également la possibilité d’un apéritif final pour se détendre.

Restauration

Nous avons déjà parlé des pauses pendant les réunions, et quelle pause serait-ce sans quelque chose à manger ? Un petit déjeuner, un déjeuner et des apéritifs de bienvenue sont généralement offerts lors d’un séminaire. L’offre de restauration doit être proportionnée à la durée de la réunion.