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En résumé
Les données de la facture électronique permettent d’identifier les deux parties impliquées dans la transaction.
Pour le vendeur ou le prestataire émetteur de la facture :
Les mêmes informations sont renseignées pour l’acheteur et le client destinataire. Cela garantit la conformité, la traçabilité et la validité de la facture électronique.
Chaque facture produite comporte un numéro unique. Les numéros des factures d’un professionnel doivent se suivre de façon chronologique sans rupture de la série. Cela permet un suivi rigoureux, notamment en cas de contrôle, sans fraude ou omission. Sans intervention manuelle, votre logiciel de facturation électronique assure une numérotation conforme.
La date d’émission de la facture électronique est importante, c’est elle qui détermine les délais de paiement comme les délais d’archivage réglementaire. Pour une trésorerie saine, il est donc essentiel de facturer dès la réalisation de la transaction.
Selon vos procédures, la référence de la facture peut correspondre à un numéro de commande ou de contrat, comme à un nom de dossier ou de client. Si la référence d’une facture n’est pas une mention légale obligatoire, elle est souvent exigée entre professionnels pour faire le lien entre la facture et la prestation.
La réforme de la facturation électronique concerne les entreprises françaises assujetties à la TVA. Forcément, les factures qu’elles émettent comportent de la TVA.
L’administration fiscale française applique 3 taux principaux de TVA en 2026 :
Bon à savoir : il existe des exceptions aux règles générales de la TVA française. Un taux particulier de 2,1 % est appliqué sur les médicaments, la presse et certains spectacles. La Guadeloupe, la Martinique et la Réunion profitent de taux réduits alors que Mayotte et la Guyane sont exonérées de TVA.
Le taux de TVA est précisé sur chaque ligne de produits. Si plusieurs taux s’appliquent, la facture présente un récapitulatif des montants par taux, et toujours le montant total de la facture en trois lignes :
Ces informations servent à encadrer juridiquement les opérations de paiement et à sécuriser les échanges commerciaux entre les deux parties.
Les conditions de paiement sont précisées sur la facture. Le délai commence le jour de création du document. En France, le délai légal de règlement d’une facture est de 30 jours fin de mois, sans pouvoir excéder 60 jours. Cependant, deux professionnels peuvent se mettre contractuellement d’accord pour allonger ou réduire ce délai.
Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire exigibles correspondent au surplus dont devra s’acquitter votre client en cas de retard de paiement. Elles sont indiquées sur une facture électronique conforme.
La facture électronique B2B finalise une transaction commerciale entre deux professionnels. Le fait que les deux parties soient des entreprises nécessite davantage de renseignements sur la facture que dans le cas d’une transaction B2C, avec un client particulier.
Le numéro SIREN/SIRET est l’identifiant de toute entreprise, celui qui justifie de son existence et de son droit d’exercer légalement son activité. Il doit être indiqué pour l’émetteur comme pour le destinataire de la facture.
L’adresse de livraison est surtout nécessaire si elle est différente de l’adresse de facturation, pour éviter tout problème logistique.
Le code d’activité APE ou NAF peut être requis dans certains cas pour catégoriser l’activité et faciliter certains traitements administratifs et fiscaux.
La facturation électronique impose l’utilisation d’une adresse électronique dédiée à la réception des factures. Elle assure la bonne transmission des factures dans un environnement totalement numérique.
Les factures électroniques doivent contenir des données XML lisibles par les systèmes informatiques. Les formats structurés ou hybrides sont privilégiés, comme Factur-X, CBL et CII.
En cas d’erreur ou d’absence d’une mention obligatoire sur une facture, l’administration fiscale est en droit d’appliquer des pénalités financières. Si avant la réforme, les factures émises n’étaient généralement examinées qu’à l’occasion d’un contrôle fiscal, l’e-invoicing permet un suivi en temps réel et une détection tout aussi rapide des anomalies ou des fraudes.
De plus, une facture non conforme peut entraîner un rejet du droit de récupération, même si la TVA a bien été déclarée et acquittée.
L’utilisation d’un logiciel de facturation électronique conforme à la réglementation garantit l’intégration des champs obligatoires et une vérification systématique.
Cela ne vous empêche pas de réaliser des audits réguliers pour vous assurer du bon déroulé de vos procédures.
Vous avez besoin de conseils pour choisir un logiciel de facturation conforme ? Consultez les experts Kandbaz qui accompagnent tous les besoins de votre activité professionnelle.
La facture dématérialisée est une simple facture papier convertie en format numérique et adressée par mail. Elle ne répond pas aux exigences techniques de la réforme.
La facture électronique est émise, transmise ou reçue dans un format hybride ou structuré. Cela signifie qu’elle contient des informations directement utilisables par les systèmes informatiques. Elle est conforme à la réforme.
Les mentions obligatoires sont globalement identiques pour toutes les entreprises. Certaines spécificités peuvent exister selon le statut juridique ou le régime fiscal.
Par exemple, les micro-entrepreneurs doivent inscrire la mention « EI » devant leur nom et préciser « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » lorsqu’ils ne sont pas assujettis à la TVA.
Il est impossible de modifier une facture électronique émise puisque vous ne pouvez pas intervenir sur les données structurées sécurisées qu’elle contient. Vous devez repasser par votre logiciel de facturation pour émettre une facture rectificative conforme.
Alors, on commence ?
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