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Résumé :
La dématérialisation des factures correspond à la simple suppression du papier. Ainsi, de leur création à leur archivage, les factures sont numérisées, envoyées, traitées et stockées au format électronique. De nombreuses entreprises ont déjà adopté ce mode opératoire dans une démarche “zéro papier”.
Si toutes les factures électroniques sont bien dématérialisées, toutes les factures dématérialisées ne répondent pas aux normes exigées pour une facture électronique. La facturation électronique, ou e-invoicing, n’est pas seulement un PDF adressé par mail. Elle doit correspondre à des règles de transmission et à un formalisme rigoureux défini par la réforme 2026 de la facturation électronique.
Vous cherchez des solutions d’archivage sécurisé pour vos documents numériques professionnels ? Vous avez besoin d’un accompagnement pour votre transformation digitale ? Faites appel à l’expertise des conseillers Kandbaz. Spécialisés dans la domiciliation d’entreprise prestigieuse partout en France, nous proposons à nos clients professionnels un ensemble de services facilitant leur quotidien d’entrepreneur :
La réforme de la facturation électronique s’étend dans un premier temps à toutes les entreprises domiciliées en France, assujetties à la TVA et travaillant en B2B, c’est-à-dire facturant d’autres professionnels. Elle s’applique quelles que soient la taille ou la forme juridique : SA, SAS, SASU, SARL, EI, micro-entreprise.
Les particuliers, les associations non commerciales, les entreprises non établies en France ou exonérées de TVA sont donc exclus de cette réforme.
Le calendrier de mise en conformité diffère selon la taille de la structure :
Pour être validée par l’administration fiscale, la méthode de dématérialisation adoptée par l’entreprise doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de vos factures. Trois possibilités sont proposées aux professionnels pour certifier leurs factures B2B. Le choix dépend des attentes, du niveau des flux à gérer et de la maturité digitale de l’entreprise.
L’EDI permet d’automatiser les échanges de flux entre différents systèmes. Les factures ainsi transmises dans un format structuré peuvent être traitées sans besoin d’une saisie manuelle. Elles sont directement intégrées dans l’ERP ou le logiciel comptable du destinataire.
L’EDI offre un niveau élevé de sécurité et de conformité. Cette automatisation complète apporte un important gain de temps tout en réduisant considérablement le risque d’erreur humaine. Ce système est particulièrement adapté aux grandes entreprises, car le coût de sa mise en place n’est compensé que par un gros volume de factures.
La signature électronique qualifiée représente le niveau le plus élevé des signatures électroniques, au-dessus de la signature simple et de la signature avancée. En identifiant incontestablement le signataire, elle garantit l’authenticité, l’intégrité et la validité d’un document. Juridiquement, elle a la même valeur qu’une signature manuscrite.
Le principe repose sur un certificat électronique, émis par un organisme agréé, correspondant à une carte d’identité numérique. Une fois signé, le document (contrat, facture, devis) est comme scellé, il ne peut plus être modifié.
Le formalisme de la signature électronique qualifiée est encadré par le règlement européen eIDAS qui détermine les standards de sécurité, de conformité et de reconnaissance juridique au sein de l’Union européenne.
La gestion des certificats électroniques peut être complexe et coûteuse. Cependant, l’utilisation de la signature électronique qualifiée est indispensable aux entreprises ayant d’importants besoins en matière de conformité et de sécurité. C’est le cas par exemple des banques, des cabinets juridiques ou comptables et de tous les professionnels gérant des données particulièrement sensibles.
Une fois mis en place, l’EDI permet de valider les factures B2B, mais aussi les contrats, les déclarations fiscales, les bilans et tout type de document juridique.
La Piste d’Audit Fiable est un ensemble de procédures de contrôles internes qui garantit la fiabilité du processus de facturation. En l’absence d’EDI ou de signature électronique qualifiée, elle offre une solution de conformité à la portée de chaque entreprise, quels que soient sa taille ou ses moyens humains et financiers.
Assurer la traçabilité des factures de leur émission à leur archivage relève de la responsabilité de l’entreprise. Elle doit pouvoir produire une documentation claire et des preuves en cas d’audit de l’administration fiscale. Souple et techniquement peu coûteuse, cette solution est celle qui présente le plus de risques d’erreurs.
L’objectif de la réforme de la facturation électronique est d’agir contre la fraude fiscale, particulièrement la fraude à la TVA tout en suivant l’activité économique en temps réel. Si elle est cruciale pour l’administration fiscale, elle présente également de nombreux avantages pour les entreprises.
Le traitement d’une facture physique est à la fois chronophage et coûteux : papier, impression, affranchissement, stockage, gestion manuelle des documents. Pour une grande entreprise, cela représente un important budget.
La dématérialisation des factures supprime de nombreuses dépenses liées, mais réduit aussi considérablement les délais de traitement :
Ces procédures facilitent la gestion de la trésorerie. Les encaissements dépendent directement de la facturation et de son suivi. La dématérialisation des factures améliore donc la performance, la productivité, la rentabilité et le niveau du fonds de roulement de l’entreprise.
La dématérialisation renforce la traçabilité des factures. Elles sont pointées à chaque étape, de la création à l’acquittement, permettant un suivi de l’activité en temps réel.
Les solutions de dématérialisation agréée, EDI, signature électronique qualifiée ou PAF, garantissent un niveau élevé de sécurité contre les erreurs et la falsification.
Contrairement à l’archivage papier, l’archivage électronique assure la conservation des factures dans un cadre sécurisé légal tout le temps du délai réglementaire de dix ans. Les factures électroniques sont facilement accessibles en cas de contrôle fiscal. Elles ne risquent pas d’être détruites, perdues ou détériorées par le temps.
La réforme de la facturation électronique en France vise à moderniser et à fluidifier les échanges entre les entreprises tout en luttant contre la fraude à la TVA. Elle prévoit le passage progressif à la facturation électronique pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, dans le cadre de leurs opérations B2B, c’est-à-dire entre professionnels.
La digitalisation de la facturation repose sur deux principes :
Au premier septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Elles devront toutes pouvoir en émettre, selon leur taille au plus tard le 1er septembre 2027.
Afin d’assurer un échange standardisé, sécurisé et traçable, les factures électroniques doivent passer par des Plateformes de Dématérialisations Partenaires (PDP) ou par le Portail Public de Facturation (PPF).
Comme c’est le cas d’une facture émise sur papier, une facture électronique doit comporter un certain nombre de mentions pour être juridiquement légale et conforme :
Le non-respect de ce formalisme peut entraîner des sanctions financières en cas de contrôle.
Tous les formats de factures électroniques ne garantissent pas la conformité et surtout ne permettent pas leur traitement automatisé dans les systèmes comptables et fiscaux. Un simple PDF non structuré n’est pas suffisant pour répondre aux exigences. Dans le cadre de la réforme, les entreprises ont le choix d’utiliser :
Comme c’est le cas pour tous les grands chantiers de transformation de l’entreprise, il est important d’anticiper pour ne pas être pris au dépourvu le moment venu.
Pour assurer une transition fluide conforme aux obligations légales et pour éviter la perte de données, il est nécessaire de respecter certaines étapes essentielles.
Émission, réception, validation et archivage des factures, avant toute démarche, vous devez identifier vos flux de facturation actuels et analyser les procédures internes existantes. C’est le seul moyen de prévoir les besoins réels de l’entreprise en la matière. Ainsi, vous connaissez les volumes, les habitudes d’exécution des tâches et pouvez détecter d’éventuels dysfonctionnements.
Bien sûr, le premier objectif du tout-électronique est de répondre aux obligations légales. Cependant, au-delà de la conformité réglementaire, vous pouvez chercher à réduire vos coûts, à optimiser la productivité par ETP ou à améliorer la traçabilité. Ce sont ces objectifs qui orientent vos choix techniques et opérationnels.
Chaque niveau d’action doit faire l’objet d’un workflow clair. Afin de suivre le bon déroulé des opérations, vous devez définir les rôles, les responsabilités et les procédures de contrôles internes.
Le choix et le déploiement des outils de facturation s’accompagnent systématiquement d’une phase de tests et de paramétrages. Les bons outils fonctionnent correctement, mais sont également compatibles avec les logiciels comptables et ERP existants. Si ce n’est pas le cas, vous perdrez énormément de temps, et donc d’argent, en contraignant vos équipes à une double saisie. Une incompatibilité multiplie considérablement le risque d’erreur.
La transition digitale ne peut pas être optimisée sans l’adhésion des équipes. Il est important de communiquer sur le changement en amont et à chaque étape, en prévoyant des formations et une phase d’adaptation. Le succès de votre projet de transformation repose sur une communication à la fois descendante et ascendante.
Votre solution de dématérialisation doit répondre à la fois aux besoins de votre entreprise et aux exigences réglementaires. Puisque nous sommes dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, l’outil choisi doit être légalement conforme :
Soyez attentif au niveau d’automatisation offert par l’outil. Si certains gèrent complètement le cycle de vie des factures, de la réception à l’intégration comptable, d’autres sont plus limités.
Pour réduire les frais, la compatibilité du système avec les logiciels de comptabilité et de gestion existants est capitale. Cela facilite la prise en main par les équipes, notamment en leur évitant les doubles saisies. L’ergonomie, la facilité d’utilisation, la sécurité des données et la capacité évolutive sont des critères à ne pas négliger.
Le conseil de Kandbaz : avant d’investir, n’hésitez pas à comparer plusieurs prestataires, à demander des démonstrations et à tester des versions d’essai. Demandez des retours constructifs à vos collaborateurs pour les impliquer dans le choix final.
La réforme de la facturation électronique entre en vigueur en 2026. Dès le 1er septembre 2026, les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent toutes être en mesure de recevoir des factures électroniques B2B. Toujours le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent également émettre des factures électroniques B2B. Cette obligation est échelonnée pour les PME, les TPE et les micro-entreprises qui devront toutes être opérationnelles au 1er septembre 2027.
Si vous êtes concernés par la réforme, Kandbaz vous conseille d’anticiper la transition dès à présent en transformant cette contrainte en opportunité.
La dématérialisation simple d’une facture se limite à remplacer le format papier par un format électronique, par exemple en numérisant le document pour en faire un PDF.
L’e-invoicing va plus loin. Elle répond à des critères réglementaires qui contribuent à uniformiser la procédure pour permettre un traitement automatisé des données par les systèmes informatiques. Pour être lisibles et exploitables de manière automatisée, les factures électroniques doivent être créées dans un format structuré.
Aucune loi ne vous oblige à utiliser un logiciel de facturation. Cependant, si vous devez passer à l’e-invoicing, il semble difficile d’émettre des factures électroniques légales sans employer un logiciel de facturation agréé.
Les entreprises concernées par la réforme devront utiliser des plateformes numériques spécialisées qui ne reconnaîtront que des outils compatibles.
Les factures électroniques répondent aux mêmes règles comptables que les factures papier. Elles doivent être archivées pendant une période de dix ans après leur date d’émission.
La conservation de ces factures ne peut pas se limiter à un stockage numérique quelconque. Il est de votre responsabilité d’en assurer l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité. Vous devez donc trouver une solution d’archivage sécurisée, souvent proposée par les plateformes agréées.
Le PDF seul n’est pas un format accepté pour les factures électroniques. Les entreprises dont l’activité relève de la réforme doivent émettre des factures dans un format structuré comme UBL et CII, ou dans un format hybride comme Factur-X. Le format hybride est visuellement identique à un document PDF, mais est composé de données structurées qui sont lisibles et exploitables par les plateformes agréées de transmission de factures.
Alors, on commence ?
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