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En résumé
Afin de permettre un traitement automatisé des données, les factures électroniques doivent être émises dans un format admis par les plateformes d’échange agréées. Deux possibilités de formats s’offrent à vous, tous conformes à la norme européenne EN 16931.
Les factures émises au seul format XML sont des fichiers exclusivement composés de données informatiques, sans interface lisible par l’humain. Le XML est un langage entre systèmes informatiques qui automatise, accélère, fiabilise et sécurise les échanges de données.
Concernant les facturations électroniques au format XML, elles contiennent toutes les données nécessaires au traitement de la facture que ce soit par le logiciel comptable de votre client ou par les services fiscaux :
Bon à savoir : selon votre outil de facturation, il est possible d’ajouter aux factures n’importe quelle mention légale que vous pourriez ajouter sur une facture papier, comme un numéro d’agrément ou un itinéraire de transport.
Factur-X est un format hybride. En plus du fichier XML contenant les données structurées de la facture, il génère un PDF lisible par l’humain. Ce format facilite la transition des entreprises vers la dématérialisation, car il conserve la présentation visuelle de la facture.
Factur-X, qui répond aux besoins humains comme aux contraintes techniques de la réforme de la facturation électronique, est le format le plus plébiscité en France en 2026.
Afin de s’adapter aux différents niveaux d’exigence liés à votre activité, le format Factur-X se décline en 5 profils, du plus simple au plus complexe :
Les premiers niveaux de services suffisent à la plupart des entreprises pour les mettre en conformité avec la réforme. Un niveau élevé de structuration des données correspond à des sociétés brassant un important volume de transaction et évoluant dans des secteurs d’activité très réglementés ou sensibles.
Les deux formats de facturation électronique structurés UBL et CII répondent aux normes en vigueur et aux exigences de la réforme. Cependant, chacun possède des spécificités plus ou moins utiles selon les usages de l’entreprise.
Le format UBL est développé par l’organisation OASIS, un consortium d’acteurs privés du monde des affaires et de l’IT. Ainsi, il permet de standardiser les échanges électroniques de documents commerciaux (factures, bons de commande, avoirs, avis d’expédition) à l’échelle mondiale. UBL est particulièrement adapté aux entreprises ayant une activité de négoce international :
Le format CII est développé par UN/CEFACT, une branche de l’ONU, pour faciliter les échanges entre pays et secteurs d’activités très différents. Contrairement à UBL qui génère une suite complète de documents B2B, il est centré sur la facturation.
Tous les formats d’e-invoicing agréés pour les plateformes de transmission de facture électronique répondent aux normes techniques imposées par la réforme. Le bon format est celui qui correspond aux besoins de votre entreprise.
Votre logiciel de comptabilité peut être déterminant dans le choix du format de vos factures électroniques. En effet, certains outils sont déjà équipés pour gérer un format spécifique. Si vous souhaitez limiter les coûts et réduire les délais de mise en service, vous utiliserez celui-ci :
Avant d’opter pour une solution, vérifiez les formats nativement générés par vos systèmes d’exploitation existants, leur évolutivité et les éventuels coûts d’adaptation.
Même si certaines plateformes agréées proposent des services de conversion entre formats, il est préférable d’opter pour un format directement compatible. Assurez-vous donc que :
Vous devez passer à l’e-invoicing en 2026 et vous ne vous êtes pas encore positionné sur un format de facture électronique ou sur une plateforme agréée ? Contactez sans plus tarder les conseillers Kandbaz. Nous mettons à votre disposition des experts métiers pour vous accompagner dans toutes vos missions d’entrepreneur.
La réforme de la facturation électronique rend l’e-invoicing obligatoire en France en 2026 sans pour autant imposer un format de facturation unique. Les trois formats conformes à la norme européenne EN 16931 sont acceptés :
Oui, mais elle ne sera pas considérée comme une facture électronique conforme. Vous pouvez continuer à adresser des factures en PDF à vos clients non concernés par la réforme, c’est-à-dire les particuliers et les clients internationaux.
UBL et CII sont deux formats structurés basés sur XML. Conformes à la réforme de la facturation électronique, ils sont tous deux acceptés par les plateformes agréées par l’administration fiscale. Dans les faits, UBL est plus souvent utilisé pour les échanges de documents commerciaux internationaux et CII pour la facturation dans les environnements institutionnels ou réglementés.
Alors, on commence ?
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