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Signature électronique : tout savoir

Lecture en 7mn     Romain Laventure    

La digitalisation dématérialise le document, et avec lui, la signature. À l’ère du numérique, les entreprises peuvent signer des contrats, des factures ou des bons de commande à distance via une signature électronique. Mais qu’est-ce que l’e-signature exactement ? Quels sont les avantages de ce procédé ? Comment le réaliser ? Le présent dossier apporte une réponse à toutes vos questions.

Signature électronique : tout savoir

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est un procédé qui repose sur des techniques cryptographiques spécifiques et qui permet de signer un document à distance. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il ne s’agit pas d’un scan de la signature manuscrite apposée sur un document numérique. La signature électronique correspond plutôt à une suite de caractères associée à un fichier et à un auteur. Son objectif est triple :

  • garantir l’intégrité du document ;
  • authentifier l’identité de la personne signataire ;
  • rapporter la preuve du consentement.

Pour ce faire, elle doit être :

  • authentique ;
  • infalsifiable ;
  • non réutilisable ;
  • inaltérable ;
  • irrévocable.

À savoir que, selon l’article 1367 du Code civil, l’e-signature a la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Il existe trois types de signatures électroniques :

  • la signature simple ;
  • la signature avancée ;
  • la signature qualifiée.

La différence entre ces trois formats réside au niveau de leur degré de fiabilité. Le choix de la signature dépendra alors de l’enjeu du document à signer et du niveau de sécurité souhaité.

La signature simple

L’e-signature simple correspond à une case à cocher qui permet de valider la conformité du document. Elle n’est pas définie dans le règlement européen eIDAS. Elle est donc moins fiable puisqu’elle ne permet pas d’authentifier avec certitude le signataire du document. Il en est de même pour la signature scannée. Ce procédé ne garantit en rien que la personne qui appose la signature soit bien celle qui s’engage.

Pour autant, la signature simple est couramment utilisée en raison de sa simplicité.

La signature avancée

La signature avancée correspond à un niveau intermédiaire de signature électronique. Elle vise à offrir une sécurité plus accrue que la signature simple. Pour ce faire, elle doit répondre à des critères spécifiques, c’est-à-dire qu’elle doit :

  • être liée exclusivement au signataire ;
  • permettre l’identification de la personne qui signe ;
  • avoir été créée à l’aide d’un outil dont seul le signataire a l’accès ;
  • être liée aux données qui lui sont associées pour garantir l’intégrité du document signé.

La signature qualifiée

La signature qualifiée confère un niveau de sécurité et de fiabilité sur les plans technique et juridique. Outre les exigences imposées à la signature avancée, elle doit répondre à des critères techniques complémentaires. Concrètement, ce niveau de signature doit :

  • être créé à l’aide d’un dispositif de création de signature qualifié ;
  • justifier d’un certificat qualifié de signature électronique ;
  • nécessiter la validation en amont de l’identité du signataire par une autorité de certification.

Pourquoi opter pour une signature dématérialisée ?

La signature électronique est de plus en plus plébiscitée par les entreprises en raison de ses nombreux avantages. En voici quelques-uns.

La sécurité

L’e-signature est bien plus sûre qu’une signature manuscrite. Grâce au cryptage et des processus d’identification, elle garantit l’intégrité du document et l’authenticité de la signature. Il n’y a aucun risque que la signature électronique soit falsifiée ou que le document soit modifié.

L’efficacité

La technologie de la signature électronique offre un gain de temps considérable. Elle réduit de façon drastique le travail de paperasserie en permettant simplement de signer les documents sans les imprimer ni les scanner.

La conformité juridique

La légalité de l’e-signature est reconnue par la plupart des pays du monde. En Europe, elle est acceptée à travers les frontières grâce au règlement eIDAS. Ainsi, les tribunaux européens traitent tous les types de signatures de la même manière.

Économique

Dématérialiser la signature permet de réduire les coûts administratifs. En utilisant un logiciel de signature électronique, l’utilisateur consomme moins de papier et d’encres pour les impressions. De plus, adopter cette technologie aurait pour effet d’augmenter la productivité des collaborateurs. Ces derniers passent moins de temps à traiter la paperasserie et peuvent ainsi se consacrer à des tâches beaucoup plus importantes.

Écologique

Le passage à la signature électronique est aussi bénéfique pour l’environnement. C’est un levier écologique important pour une entreprise écoresponsable. En effet, le fait de signer des documents à distance met un terme aux déplacements liés aux envois postaux des courriers. En plus, ce procédé diminue considérablement l’usage du papier.

Comment créer une e-signature ?

Faire appel à un prestataire certifié

Pour disposer d’une e-signature conforme aux normes légales, vous devez solliciter un prestataire de service de signature électronique qualifié. Ce dernier mettra à votre disposition un espace sécurisé où les documents sont enregistrés, scellés, archivés, horodatés et archivés de façon sécurisée. De même, il vous délivrera un certificat électronique dans une clé USB cryptographique dont vous avez exclusivement l’accès. Accrédité par une autorité publique, ce certificat sera associé à votre signature après que votre identité soit préalablement vérifiée.

Signer un document avec un logiciel de signature électronique

En général, pour apposer votre signature sur un document dématérialisé, il suffit de cliquer sur le lien d’accès que vous aurez reçu par email. Après avoir pris connaissance de l’acte, vous n’avez qu’à le signer après la réception d’un code de sécurité par SMS.

Signer un document avec Word

Vous hésitez encore à utiliser un logiciel d’e-signature ? Sachez qu’il est aussi possible de signer un document avec Word. Il suffit de :

  • cliquer à l’endroit à signer ;
  • aller dans « Insertion » ;
  • sélectionner « signature » ;
  • entrer votre nom dans la zone « signataire suggéré » de la boîte de dialogue de configuration de signature ;
  • cliquer sur « Ok ».

Signer un document PDF avec Adobe Acrobat Reader DC

Pour apposer votre signature sur un document PDF, c’est simple :

  • ouvrez le document PDF à signer ;
  • cliquez sur « Outils > “Remplir et signer” ;
  • cliquez sur une zone bleue qui s’affiche ;
  • remplissez le champ qui s’ouvre ;
  • cliquez sur l’icône “Signer” dans la barre d’outils ;
  • saisissez votre nom dans le champ ;
  • choisissez un style de signature ou tracez votre signature ;
  • enregistrez votre signature ;
  • cliquez sur “Appliquer”.

Quels sont les documents concernés par la signature électronique ?

Dès lors que le document est dématérialisé, il peut être signé électroniquement. Ainsi, vous pouvez apposer votre e-signature sur :

  • un contrat commercial ;
  • un contrat de travail ;
  • une lettre de mission ;
  • un bon de commande
  • un devis ;
  • une facture ;
  • un document de banque
  • un contrat d’assurance ;
  • un bail ;
  • une convention ;
  • etc.

Il faut toutefois noter que les documents n’exigent pas tous le même niveau de certificat électronique. Les dossiers les plus simples comme les bons de réception, les devis, les factures peuvent être signés avec une signature simple ou avancée. Les actes comportant un risque juridique et financier, quant à eux, requièrent une signature qualifiée.

 

 

 

Dernière modification le 26 janvier 2022
Auteur

Par Romain Laventure

Diplômé d’un Master 2 en droit