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Domiciliataire: Qu’est ce que c’est ? Quelles sont les règles ?

Lecture en 7mn     Romain Laventure    
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Pour domicilier une entreprise, plusieurs solutions s’offrent à l’entrepreneur parmi lesquelles la domiciliation commerciale. Il s’agit d’une prestation concrétisée par un contrat de domiciliation qui lie deux parties : le domicilié et le domiciliataire. Dans cet article, nous allons nous intéresser au statut de domiciliataire, aux principes relatifs à son fonctionnement et à son organisation, mais aussi à ses obligations. 

Domiciliataire: Qu’est ce que c’est ? Quelles sont les règles ?

Qu’est-ce qu’un domiciliataire ?

D’une manière générale, le domiciliataire est une personne physique ou morale qui offre un service de domiciliation à une autre personne physique ou morale. Si l’on considère le sens strict du terme, il s’agit d’une personne morale détenant le statut de professionnel et habilitée à proposer une adresse de siège social à une entreprise. Elle met donc à disposition de l’intéressé une adresse pour que celui-ci puisse assurer son image et sa crédibilité, notamment en début d’activité.

Bien souvent, ce type de professionnel met en avant des services annexes qui restent facultatifs tels que la location de bureaux, l’accueil téléphonique, le suivi de courrier, l’assistance juridique, etc. Si les sociétés de domiciliation sont qualifiées de domiciliataires, ceux-ci concernent également :

  • Les espaces de coworking
  • Les centres d’affaires
  • Les pépinières d’entreprises.

Comment fonctionne l’activité d’un domiciliataire ?

Vous l’aurez compris, l’activité principale d’un domiciliataire consiste à fournir une adresse administrative, fiscale et juridique à une structure. Toutefois, celle-ci ne se limite pas à une simple mise à disposition. Comme évoqué précédemment, la société de domiciliation peut aussi proposer des services additionnels afin de faciliter les tâches administratives du chef d’entreprise.

Ce sont entre autres les services de :

  • Gestion du courrier (numération du courrier ou réexpédition)
  • Secrétariat
  • Location de bureaux équipés (pour réunions ou réception de clients)
  • Accompagnement juridique (réalisation des formalités importantes).

Par ailleurs, le domiciliataire doit conclure un contrat de domiciliation avec le domicilié pour sécuriser les rapports entre les deux parties. Cet acte permet de notifier l’intégration du siège de la société dans les locaux d’une autre. Mais encore, il sert de preuve de la jouissance d’un local au moment de la demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Si les parties bénéficient d’une certaine liberté dans la rédaction du contrat de domiciliation, le Code de commerce prévoit plusieurs mentions obligatoires à faire figurer dans le contenu. En principe, le document doit comporter les informations concernant le domiciliataire et l’entreprise domiciliée comme leur dénomination sociale, objet social, forme juridique et montant du capital social. Il faut également y indiquer :

  • L’identité des dirigeants
  • Le coût de la prestation
  • La durée de domiciliation (3 mois minimum)
  • Le tarif du dépôt de garantie
  • La liste des prestations réalisées par la société de domiciliation
  • Les modalités de rupture ou de résiliation du contrat de domiciliation
  • Les obligations de chaque partie.

Quelles sont les obligations du domiciliataire ?

Le statut de domiciliataire est soumis à quelques obligations pour pouvoir exercer légalement.

La possession d’un agrément préfectoral

Les articles R.123 et suivants du Code de commerce imposent l’obtention d’un agrément lors de la constitution d’une société de domiciliation. Cette autorisation est délivrée par la préfecture du département de son siège social et lui permet d’exercer son activité ainsi que de proposer les éventuels services supplémentaires.

Pour recevoir l’agrément préfectoral, il convient de déposer une demande accompagnée de différents justificatifs, à savoir :

  • Un formulaire de déclaration dûment rempli et signé
  • Un exemplaire des statuts de la société de domiciliation
  • Une copie de la pièce d’identité des dirigeants et des associés
  • Un extrait Kbis remis par le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
  • Un justificatif de titre de propriété
  • Un relevé cadastral, un plan de masse des locaux ou un descriptif détaillé des lieux
  • Une attestation d’honorabilité des représentants légaux.

À noter que l’attestation d’honorabilité ne peut être obtenue qu’en l’absence de faillite personnelle ou d’interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale.

D’un autre côté, le domiciliataire ne doit pas avoir encouru des sanctions pénales pour des infractions listées dans le Code de commerce. Pour couronner le tout, il ne doit pas faire l’objet d’un retrait d’agrément préfectoral durant les 5 dernières années. La durée de validité de l’agrément est fixée à 6 ans et est renouvelable.

Le respect des obligations contractuelles

La plupart des obligations du domiciliataire sont prévues dans le contrat de domiciliation. Tout d’abord, il doit fournir une adresse et des locaux dans lesquels la structure exercera son activité. Et ce, pendant toute la durée du contrat. Ensuite, il est tenu d’informer le greffe du Tribunal de commerce ou la chambre de métiers et de l’artisanat au cas où l’entreprise domiciliée ne manifesterait aucun signe durant plus de 3 mois.

En outre, une liste de tous les domiciliés, qu’ils soient sous contrat ou en rupture de contrat, doit être communiquée au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et de contribution de sécurité sociale. Cette formalité se fait chaque trimestre.

Quels sont les critères de sélection d’un domiciliataire ?

Le choix d’une société de domiciliation n’est pas toujours évident compte tenu du nombre de prestataires présents sur le marché. De ce fait, il faudra prendre en compte certains critères pour affiner son choix.

En premier lieu, l’entrepreneur doit choisir une adresse qui correspond à ses besoins et surtout à l’activité de sa structure. Sa décision dépend essentiellement de ses motivations, il peut rechercher un endroit prestigieux ou simplement une adresse près de chez lui.

En second lieu, il lui incombe de prendre connaissance des services annexes. Dans la majorité des cas, il est préférable d’opter pour une société de domiciliation qui présente des prestations variées, à l’instar d’un accompagnement pour l’accomplissement des formalités légales. Cela contribue à alléger les tâches du dirigeant d’entreprise.

Enfin, le critère le plus important pour sélectionner un domiciliataire concerne le prix. En règle générale, celui-ci sera établi en fonction du statut juridique de l’entreprise et des services additionnels. À titre indicatif, la prestation de base est facturée entre 20 et 150 euros HT par mois. Quoi qu’il en soit, le coût de la domiciliation doit correspondre au budget de l’entreprise domiciliée.

Dernière modification le 17 octobre 2022
Auteur

Par Romain Laventure

Secrétaire Général de Kandbaz, en charge du pôle juridique, Administrateur du Synaphe (syndicat professionnel de l’hébergement d’entreprise)

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