Comment faire une note de frais ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est une fiche qui liste les frais professionnels qu’un salarié a réglés avec son propre argent. Il peut s’agir des frais de déplacement, des frais d’hébergement, des frais de restauration, des frais de documentation et toute autre dépense engagée pour l’intérêt de la société. Ce document est établi par le collaborateur et remis à l’employeur dans le but d’obtenir un remboursement.

Même s’il existe différentes sortes de frais professionnels, ceux-si sont catégorisés en deux types de notes de frais : la note de frais classique et la note de frais kilométrique.

La note de frais classique

Elle correspond à des frais liés au déplacement, à la restauration, à l’achat de fournitures de bureau, aux abonnements internet et téléphoniques… Sa rédaction s’effectue de la même manière que les dépenses habituelles de l’entreprise. L’employé doit simplement renseigner la date, le lieu, le nom du fournisseur, la description et le montant. Cette pièce servira alors de pièce justificative pour la comptabilité.

La note de frais kilométrique

Lorsque l’employé effectue ses trajets professionnels avec son véhicule personnel, il a droit à des indemnités kilométriques. Le montant de remboursement des frais de déplacement prendra en compte :

• les frais de carburant ;
• les frais d’assurance du véhicule ;
• les frais d’entretien et d’usure.

Attention, la note de frais kilométrique ne couvre pas le trajet entre le domicile du salarié et le lieu de travail. Ce déplacement est donc considéré comme personnel.

Comment faire une note de frais ?

Pour faciliter la gestion des notes de frais et éviter les redressements, il est primordial que l’ensemble des collaborateurs disposent d’un même modèle de note de frais. Ce document doit impérativement contenir les mentions suivantes pour être conforme à la norme :

• le numéro de la note de frais ;
• la date de l’opération ;
• le lieu et l’heure du déplacement ;
• le nom du collaborateur et son service ;
• le motif ;
• la nature des frais ;
• le montant HT et TTC.
• la description des frais ;
• les signatures de l’employé et de l’employeur.

Les supports utilisés pour rédiger une note de frais

Il existe plusieurs façons de créer une note de frais. Celle-ci peut être rédigée sur papier. Cette méthode convient aux petites entreprises qui traitent peu des notes de frais. Elle présente cependant quelques inconvénients : lecture difficile, risque de perte ou d’oubli, espace d’écriture limité…

Il est également possible de faire une note de frais sur Excel. Cette méthode a l’avantage d’uniformiser la demande. Toutefois, il est beaucoup plus pratique de créer une note de frais à partir d’un logiciel dédié. Cette solution offre un gain de temps considérable dans le traitement des notes de frais. Ce qui permet de rembourser rapidement les collaborateurs. De plus, elle réduit les risques d’erreur et les tentatives de fraudes.

Les modalités de remboursement

Dès lors que le collaborateur remet une note de frais en bon et due forme, l’entreprise est tenue de rembourser ses dépenses. Pour ce faire, elle peut procéder de deux manières.

Le remboursement des frais réels

L’employeur restitue la somme exacte dépensée par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Au cours de sa mission, le collaborateur doit avancer l’intégralité de ses dépenses avec son argent personnel. Il doit alors conserver chaque justificatif pour créer une note de frais à son retour.

Le remboursement des notes de frais au forfait

Pour une meilleure maîtrise des frais, l’employeur peut décider de rembourser le salarié au forfait. Dans ce cas, il lui verse chaque mois une somme fixe déterminée selon le barème de l’URSSAF. Cette méthode convient particulièrement pour les entreprises dont les salariés effectuent des achats récurrents dans le cadre d’une mission professionnelle régulière. Elle dispense les collaborateurs de la conservation des justificatifs tandis qu’elle offre à la société une vision optimale sur les frais à rembourser.

Les conditions de recevabilité d’une note de frais

Le remboursement des frais est conditionné par trois contraintes. Ils doivent être :

• engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
• d’un montant raisonnable sinon l’administration les considèrerait comme des avantages en nature ;
• justifiés par des reçus, des tickets de caisse ou des factures détaillées.

Le délai légal pour le remboursement d’une note de frais

La règlementation n’impose pas un délai aux salariés pour la fourniture des justificatifs auprès de l’employeur. Néanmoins, l’entreprise peut en fixer un dans une convention collective ou une note de service.

En ce qui concerne la note de frais proprement dite, le salarié dispose d’un délai de cinq ans maximum pour réclamer un remboursement. L’employeur, quant à lui, doit rembourser ses collaborateurs dans un délai raisonnable. En général, le remboursement d’une note de frais s’effectue dans le mois suivant la réception des documents.

La récupération de la TVA

L’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais, mais sous certaines conditions. Pour ce faire, il faut que :

• la dépense soit effectuée uniquement pour les besoins de l’entreprise ;
• la pièce justificative indique le montant de la TVA, le taux appliqué et le montant hors-taxe ;
• la facture soit libellée au nom de l’entreprise ;
• la TVA soit exigible chez le fournisseur.

Il faut savoir que la récupération de la TVA n’est possible que sur certaines notes de frais. Elle est par exemple déductible sur les frais de repas tels que les repas d’affaires, le déjeuner d’un collaborateur en mission, les repas d’entreprise. En revanche, la TVA n’est pas récupérable sur les frais d’hôtel, sauf sur les déjeuners et boissons consommées sur place. En ce qui concerne les frais de déplacement, la TVA est seulement récupérable sur les frais de carburant et tickets de péage d’autoroute.

La comptabilisation d’une note de frais

Voici la marche à suivre pour comptabiliser une note de frais :

• enregistrer le montant de la note de frais dans le journal de l’entreprise ;
• débiter les comptes de charge et éventuellement la TVA déductible ;
• créditer le compte 467 du collaborateur.

Au moment de rembourser la note de frais, il faut débiter le compte 467 et créditer le compte bancaire 512.