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Pourquoi domicilier le siège social de son entreprise ?

Lecture en 7mn     Romain Laventure    
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Monter sa propre entreprise relève parfois d’un véritable défi. Il existe de multiples raisons pouvant inciter un entrepreneur à mener une aventure entrepreneuriale en lançant sa propre société. Il peut s’agir d’une envie de devenir son propre chef ou d’un désir de se consacrer à une passion. Cependant, la création d’entreprise n’est pas à l’abri de formalités qui peuvent parfois être contraignantes. Parmi les procédures incontournables à la constitution d’une société, l’on retrouve la domiciliation du siège social. Zoom sur les caractéristiques et l’importance de cette opération.

Pourquoi domicilier le siège social de son entreprise ?

Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

Afin qu’une entreprise soit identifiable par des tiers ou par l’administration, il convient de lui attribuer une adresse de siège social. Cette opération est appelée domiciliation de l’entreprise.

Définition de la domiciliation

Domicilier une entreprise consiste à lui octroyer un siège social. Il s’agit de l’adresse administrative où tous les courriers et tous les documents importants relatifs à l’exercice de l’activité de la société sont envoyés. Cette adresse du siège social doit être indiquée sur tous les contrats, les devis, les courriers ou les factures émanant de l’entreprise. Elle permettra également à l’entrepreneur de recevoir ou de transmettre des documents officiels.

Le choix d’une adresse de domiciliation est obligatoire pour une entreprise. En effet, une pièce qui justifie un droit sur une adresse pour le siège social est requise lorsque l’entrepreneur complète ses documents de demande d’immatriculation. Par ailleurs, cette adresse de siège social offre la possibilité de définir la nationalité, les instances concernées en cas de litige ou la fiscalité applicable à la société. Par exemple, dans le cas d’une constitution à Paris, la nationalité de la société sera Française et dépendra donc des règles du droit français.

L’importance de la domiciliation d’entreprise

Comme énoncé plus haut, la domiciliation est obligatoire afin de pouvoir créer une entreprise. À défaut, le dossier de demande d’immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des sociétés) fera l’objet d’un refus auprès du greffe de tribunal compétent.

Pour l’entreprise, la domiciliation revêt une importance capitale tant au niveau marketing, juridique que fiscale. L’adresse choisie par l’entrepreneur doit avoir une répercussion positive et une image professionnelle auprès de ses clients. Il est plus judicieux d’opter pour un lieu situé à proximité des moyens de transport et qui offre un accès facile afin de fidéliser la clientèle.

Le choix d’une adresse de domiciliation pour une entreprise définit l’institution mandatée pour les publications légales, la réception des comptes annuels et le tribunal compétent. Le lieu aura également un impact fiscal au niveau du paiement de la cotisation foncière des entreprises. Il s’avère que le taux de CFE est plus élevé dans certains départements comparés à d’autres, Paris étant l’une des villes les moins chères de France.

Le justificatif de domiciliation d’une entreprise peut se présenter sous différentes formes. Il s’agira alors du contrat de domiciliation commerciale ou encore d’une facture si le représentant légal fait le choix d’installer sa société à son domicile.

Un article sur le mélange vie personnelle et vie professionnelle qui pourrait vous intéresser est à consulter ici.

Les différentes possibilités de domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’entreprise est accessible à toutes les formes juridiques. Elle est d’autant plus obligatoire lors de leur création. Cependant, certaines professions libérales règlementées sont soumises à une restriction en termes de choix d’adresse de domiciliation. Il existe plusieurs solutions de domiciliation du siège social d’une entreprise.

Via une société de domiciliation commerciale

La solution la plus efficace pour créer et développer votre entreprise !
Il s’agit d’une prestation proposée par une société disposant d’un agrément préfectoral vous permettant de domicilier le siège social de votre entreprise dans l’une de ses adresses. Ces adresses, souvent prestigieuses, vous permettent de bénéficier d’une image de marque et d’une aura propice au développement de votre société. En effet, l’adresse du siège social de votre entreprise figure sur l’ensemble des documents de votre société (facture, devis, carte de visite…) mais également sur vos documents publicitaires.

En complément de la domiciliation du siège social, le domiciliataire vous proposera des prestations telles que la gestion de votre courrier et de vos colis, du secrétariat administratif, de la téléphonie… mais aussi de la location de bureau, allant de l’heure à l’année.

La domiciliation commerciale vous permet en outre de bénéficier d’une CFE (cotisation foncière des entreprises) à un taux réduit. A Paris, par exemple, elle est située entre 75 et 80€ par an, l’une des moins chère de France.

Elle vous permet donc de bénéficier d’une adresse qui correspond à l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise tout en favorisant l’émergence ou le développement de vos affaires.

Au domicile du gérant

Attention à ne pas mélanger vie personnelle et vie professionnelle !
Lors de la création d’une entreprise, l’entrepreneur a la possibilité de domicilier son entreprise à son domicile personnel. Cette option peut être motivée par les faibles moyens financiers à sa disposition ou par un souci d’organisation. En effet, domicilier son entreprise chez soi évite le paiement de loyers durant les premières années d’exercice et augmente ainsi la rentabilité.

La domiciliation d’une entreprise, individuelle ou sous forme de société, au domicile du gérant n’est possible que si aucune disposition contractuelle ne s’y oppose. Toutefois, si le contrat de bail interdit l’exercice d’une activité professionnelle au domicile du gérant, il est possible de demander une installation temporaire.

Cette dernière ne doit pas dépasser les cinq années d’existence de l’entreprise. La situation géographique de l’adresse peut engendrer certaines restrictions. À titre d’exemple, dans les villes comptant plus de 200 000 habitants, si l’adresse est établie au rez-de-chaussée d’un immeuble, il est interdit d’y livrer des marchandises lourdes qui peuvent obstruer le passage des occupants de l’immeuble.

Dans un local commercial

Nécessite un bail 3-6-9 !
Une entreprise peut siéger dans un local commercial loué. Avant d’entamer toute procédure de domiciliation, il importe de s’assurer que le local est destiné à un usage commercial et non d’habitation. Vous devez également vérifier qu’il est disponible à la date de prise de votre activité, c’est-à-dire au moment où vous prévoyez de commencer votre activité professionnelle.

Si vous louez le local, vous devez établir un contrat de bail commercial, d’une durée minimale et incompressible de 9 ans, résiliable par tiers (autrement dit, tous les 3 ans). Celui-ci enregistre les règles d’occupation des lieux et celles qui encadrent vos relations avec le propriétaire. L’on y retrouvera entre autres la durée d’occupation qui doit durer au moins neuf ans et les modalités de paiement du loyer.

Pourquoi domicilier son entreprise ?

Domicilier son entreprise est d’abord une obligation règlementaire. Mais c’est aussi un moyen efficace pour fidéliser la clientèle et assurer la crédibilité de l’entreprise aux yeux des fournisseurs, des créanciers ou des éventuels partenaires.

Outre le fait d’être obligatoire, la domiciliation d’entreprise présente bon nombre d’avantages pour l’entrepreneur. Elle constitue une alternative intéressante et pratique pour assurer le bon fonctionnement de votre société, sans pour autant vous ruiner.

La domiciliation du siège social permet de bénéficier d’une adresse professionnelle permanente qui a pour objectif de développer l’image et de renforcer la crédibilité de la société, particulièrement en début d’activité. Elle offre également la possibilité de dénicher une adresse prestigieuse dans un quartier de renom. Cela, dans le but de développer la notoriété de l’entreprise.

Grâce à la domiciliation d’entreprise, l’entrepreneur profite d’une meilleure gestion de son courrier et peu également bénéficier d’un standard téléphonique qui sont des services conférant un gain de temps considérable et surtout qui vous confère une image professionnelle immédiate.

Si vous êtes en quête d’une certaine souplesse financière et entrepreneuriale, n’hésitez pas à domicilier votre entreprise. En effet, cela vous permettra de réduire les charges fixes ou de les transformer en coûts variables. Une opportunité à saisir pour les jeunes entreprises.

Comment choisir une adresse de domiciliation ?

Puisque l’adresse du siège social influe sur l’image de l’entreprise, il est assez judicieux de la choisir méticuleusement. Elle sera présente sur tous les documents officiels de l’entreprise et les outils de communication comme la carte de visite ou le site internet. Il est bon de savoir que l’adresse de domiciliation du siège social peut être différente de celle du lieu d’exercice de l’activité. À titre d’exemple, le siège social d’une entreprise spécialisée dans les plats préparés peut être différent de l’usine de préparation.

Outre l’emplacement de l’adresse, il est également important de vérifier les services proposés par la société de domiciliation. Comme énoncé auparavant, cette dernière peut proposer divers services associés tels qu’une boîte aux lettres, un accueil téléphonique, un transfert d’appel, un bureau virtuel, une transmission de fax ou un espace de co-working.

Le côté économique figure parmi les points à ne pas négliger lors de la recherche d’adresse de domiciliation. Il est conseillé de choisir un emplacement adapté à la nature de l’activité exercée. Si vous êtes spécialisé dans une petite activité de services, il n’est pas nécessaire de louer ou d’acheter un local disposant de plusieurs pièces, à un coût généralement important.

Si vous optez pour une adresse située auprès d’une société de domiciliation, assurez-vous que celle-ci dispose d’un agrément préfectoral et que les termes du contrat de domiciliation qui vous lie sont parfaitement clairs. En savoir plus sur l’agrément des sociétés de domiciliation.

Avant de décider d’une domiciliation chez soi, vous devez vous demander si vous serez en mesure de cloisonner votre vie professionnelle et privée et d’établir une organisation de fer pour développer votre business tout en veillant à votre équilibre familial.

Les règlementations encadrant la société de domiciliation et l’entreprise domiciliée

La société de domiciliation comme l’entreprise domiciliée doit respecter certaines obligations régissant la domiciliation d’entreprise. Voici une liste non exhaustive des obligations règlementaires du domiciliataire :

  • La société de domiciliation doit présenter des pièces justificatives concernant la possession des locaux, s’il est propriétaire, ou un bail commercial des locaux permettant d’accueillir d’autres entreprises, s’il est locataire
  • La société de domiciliation s’engage à mettre à disposition de l’entreprise domiciliée une pièce propre et les services convenus dans le contrat de domiciliation
  • La société de domiciliation doit respecter une totale confidentialité au niveau de l’usage des salles de réunion.

De son côté, l’entreprise domiciliée est tenue de :

  • respecter un engagement d’utilisation exclusive du local en tant que siège social de sa société ou d’agence de représentation s’il est situé à l’étranger
  • renseigner le domiciliataire de tout éventuel changement d’objet social ou de coordonnées professionnelles ou personnelles
  • mandater le domiciliataire de la réception de toute notification juridique en son nom

Trouver une adresse du siège social est une formalité obligatoire lors de la création d’entreprise. La procédure de domiciliation d’entreprise individuelle ou sous forme sociétaire a été allégée depuis le 6 août 2003. Les sociétés et les entreprises individuelles peuvent établir leur siège social au domicile du gérant si aucun texte ni document ne s’y oppose.

Toutefois, le domiciliataire doit veiller à ce que l’activité soit uniquement pratiquée par les occupants du logement, qu’aucune embauche de salarié n’ait été effectuée, qu’il s’agisse de sa résidence principale et qu’aucun mouvement de marchandises ou de clients ne soit enregistré.

Le contrat de domiciliation

Le contrat de domiciliation est signé entre le domiciliataire et le domicilié. Regroupant un certain nombre de mentions obligatoires, il indique les modalités de domiciliation d’un siège social dans les locaux d’une autre société. La version définitive signée par les deux parties sera déposée au registre du commerce et des sociétés puisqu’elle sera indispensable lors d’un éventuel changement lié à la domiciliation d’entreprise.

La procédure de transfert d’un siège social

Pour réussir à transférer le siège social d’une entreprise, l’entrepreneur dispose d’un délai d’un mois pour déposer un dossier de transfert au CFE. Kandbaz peut vous assister dans le transfert du siège social. N’hésitez pas à nous solliciter !

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Se domicilier

Publication le 10 février 2020 - Dernière modification le 16 juin 2020

Romain Laventure

A propos de l'auteur

Diplômé d’un Master 2 en droit, Romain Laventure travaille dans le domaine de l’entrepreneuriat depuis 10 ans et a bâti une solide expérience dans l’accompagnement des chefs d’entreprises. Il est de plus chargé d’enseignement pour plusieurs écoles de commerce et est personnalité qualifiée pour des jury d’attribution de diplômes. Il vous livre ici ses recommandations tirées de son expérience professionnelle.

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